IV Jornada de Asesores de empresas

Las Jornadas de Asesores organizadas por CAI Sistemas, nacen con el objetivo de crear un punto de encuentro entre profesionales del sector de las Asesorías de Empresas, Gestorías y Despachos Profesionales. Se trata de una reunión en la que poder intercambiar experiencias, valores y opiniones acerca de la actualidad y del entorno que rodea al sector, además de favorecer las posibles colaboraciones entre las empresas asistentes.

El pasado 16 de mayo tuvo lugar en el Auditorio Mar de Vigo la ya IV edición de la Jornada de Asesores de empresas, que reunió a más de 150 profesionales y en la que se abordó uno de los temas que más preocupa actualmente: la implantación del SII: Suministro Inmediato de Información, el nuevo sistema de gestión del IVA online impuesto por la Agencia Tributaria que entrará en vigor el próximo 1 de julio y que afecta a Grandes Empresas, grupos societarios a efectos de IVA,  Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) y a las empresas que decidan sumarse de forma voluntaria.

La jornada dio comienzo a las 10:00h de la mañana a cargo de Manuel Martínez, Director General de CAI Sistemas Informáticos, que daba la Bienvenida y posteriormente presentaba la solución web Portal CAI (punto de acceso a nuestras aplicaciones en la nube). 

Portal CAI nace como respuesta a las necesidades de nuestros clientes, para ofrecer alternativas web al software en local, con importantes ventajas como la accesibilidad en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo o ubicación, siempre con la máxima seguridad. Este nuevo portal se debe al salto tecnológico que se ha dado en los últimos años en materia de internet y dispositivos móviles, por lo que adaptamos nuestros actuales programas de gestión contable, laboral, fiscal y de facturación a la  tecnología Cloud Computing.

La segunda presentación corrió a cargo de Carmen González, responsable del área de Contabilidad de CAI Sistemas y que presentó la digitalización de facturas en el software CAICONTA, así como la versión en la nube del programa CAICONTA.

A continuación fue el turno de Ana Docabo, responsable del área Fiscal que presentó CAIFIS en la web, la solución Cloud del software local con idéntico nombre,  y dejando tras de sí la pausa para el coffee break, en la que los asistentes pudieron no solo conversar entre ellos, sino también con el equipo de CAI Sistemas que ofrece soporte al usuario, aprovechando así para conocer personalmente a los técnicos con los que habitualmente se relacionan virtual o telefónicamente.

Una vez terminado el descanso recogió el testigo Rosario Martínez y Adrián Sabido, que de manera continuada presentaron los programas CAILAB y CAIFAC en la web, nuestras soluciones cloud para la gestión laboral y de facturación.

Por último, para cerrar el acto tomó la palabra de nuevo Ana Docabo, esta vez para explicar en qué consiste la última novedad presentada durante la Jornada: nuestra solución cloud Portal SII, un servicio web que permite la fácil adaptación al nuevo sistema de gestión del IVA SII que obliga a remitir, por vía electrónica  a la AEAT, los detalles sobre la facturación para, con esta información, configurar prácticamente en tiempo real los Libros Registro. Además, es compatible con cualquier programa de gestión de facturas, contable o ERP que permita la exportación de datos.

Aprovechamos este blog para agradecer a todos los asistentes su presencia y participación, imprescindibles para que la IV Jornada de Asesores haya sido un éxito. Continuaremos trabajando en esta línea para convertirnos en la empresa TIC referente en el sector de las Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales.

Víctor Rodríguez Iglesias

 Dpto. Marketing y Comunicación

Seguridad y Privacidad en Internet para Asesorías y Empresas

Los españoles nos conectamos a Internet una media de 3 horas al día en nuestro tiempo libre*, además del tiempo dedicado durante el horario laboral, lo que ha hecho de Internet un escaparate indispensable para que todo tipo de empresas promocionen sus productos y servicios.

La presencia de las empresas en Internet ha aumentado de manera progresiva, cuantitativamente porque cada vez hay más empresas en la red (ya se ha convertido en la primera fuente de información para el asesoramiento previo a la compra) y también cualitativamente, ya que las posibilidades de interactuar en Internet han aumentado y se han diversificado.

Las primeras páginas web corporativas se limitaban a ofrecer información de la propia empresa, mientras que en la actualidad se busca la interacción del internauta, queremos que sean los clientes/usuarios los que hablen de nosotros, los que compartan nuestra información y nos ayuden a difundir nuestros productos y servicios, en cualquiera de las plataformas que Internet ofrece.

Mayor presencia: nuevas preocupaciones

A medida que el uso de Internet se ha generalizado en el mundo empresarial, también han aumentado las preocupaciones de las empresas por la seguridad y la privacidad. Cuanta mayor es nuestra actividad digital, mayores son los riesgos y las posibilidades de encontrarnos ante situaciones no deseadas. Nos conectamos desde diversos dispositivos, accedemos desde diferentes redes compartidas, introducimos información de acceso a cuentas y perfiles, como nombres de usuarios, correos electrónicos y contraseñas... ¿Cómo podemos evitar ser atacados por virus, malware o boots maliciosos?, ¿cómo controlar la información compartida?, ¿cómo podemos mantener nuestra privacidad?

Tener en cuenta ciertas recomendaciones y consejos nos ayudará a controlar nuestra actividad virtual, a mantener seguros nuestros datos y a evitar o dificultar ataques informáticos.

Recomendaciones generales



- Proteger todos nuestros dispositivos (pc, móvil, tablet, ...) con usuario y contraseña, en caso contrario, el simple olvido o pérdida del dispositivo hará que nuestra información esté accesible.

- Usar distintos nombres de usuario y contraseña para acceder a los diferentes servicios web, para evitar que si somos hackeados tengan vía libre a toda nuestra actividad.

- Usar contraseñas robustas, es decir, que sean largas, que no repitan información personal (dni, nombre, apellido, ...), que alternen diferentes tipos de caracteres (mayúsculas, numéricos, ...) y que no se correspondan con patrones fáciles, como los míticos "0000" ó "1234". También conviene cambiarlas periódicamente, por ejemplo cada 6-9 meses.

- No abrir correos electrónicos de destinatarios no identificados, con asuntos y/o contenidos sospechosos, la simple vista previa de un archivo adjunto malicioso puede ser suficiente para infectar nuestro dispositivo.

- Extremar la precaución cuando usamos redes WIFIs públicas, ya que son particularmente vulnerables por lo que no deberían usarse nunca para compartir información sensible (cuentas bancarias, contraseñas, etc.).

- Información sensible: debemos ser especialmente cuidadosos cuando introducimos datos de acceso a servicios online, cualquier dato financiero, contraseñas, etc. Lo más recomendable es acceder desde redes privadas, solo en páginas web con protocolos "https" y no obviar las advertencias de "conexión insegura" que nos alertan cuando accedemos a sitios sospechosos para algún software instalado (navegador, antivirus, cortafuegos, etc.).

- Mantener nuestra red y dispositivos protegidos mediante antivirus y cortafuegos actualizados.

- No ignorar las actualizaciones de seguridad sugeridas por el software instalado, normalmente éstos se actualizan para poder enfrentarse a virus y malware de reciente creación.

- Software pirata y descargas: las descargas de apps realizadas fuera de Google Play y Apple Store tiene una probabilidad mucho más alta de llevar malware asociado, así como el software adquirido de forma no legal (algunos sitios web como Taringa o Softonic se han identificado como especialmente inseguros).

- Activar el servicio Bluetooth únicamente cuando se está usando, así cerraremos otra posible puerta de entrada a nuestra información.

- Servicios en la nube como Dropbox: lo primero que debemos hacer inmediatamente después de abrir una cuenta en cualquier servicio en la nube, es gestionar la configuración de privacidad.

- En equipos compartidos o no habituales también es recomendable cerrar la sesión de forma manual antes de cerrar el navegador, borrar cookies y el historial de navegación, así evitamos que ninguna configuración como la de "mantener sesión iniciada" o "guardar contraseña" nos juegue una mala pasada y nos aseguramos de que cuando iniciemos de nuevo sesión, nos vuelvan a solicitar el usuario y contraseña. Ésto lo podemos configurar de forma automática en el propio navegador.

Consejos específicos para redes sociales

- No ofrecer información personal en perfiles empresariales: debemos tener muy claro qué imagen queremos proyectar y compartir información que facilite ese objetivo. Comentarios personales aparentemente inofensivos como a donde nos vamos de vacaciones, o una instántanea de con quien estamos o qué hacemos en un determinado momento, son vías de acceso para los ciberataques, además de denostar nuestra imagen profesional.

- Apps de las propias redes sociales: por ejemplo Facebook ofrece variadas aplicaciones dentro de la propia red social, que van desde pasatiempos y juegos a útiles herramientas; sea cual sea la app que autoricemos debemos leer atentamente su información de seguridad, y saber exactamente a que información de nuestro perfil accederá, cual puede modificar y cual puede compartir. En caso de dudas lo mejor es no autorizar herramientas de terceros.

- Servicios de mensajería instántanea como WhatsApp o SMS también pueden ser vía de transmisión de archivos inseguros, del mismo modo que ocurre con el correo electrónico.

Seguir todas las recomendaciones anteriores, e incluso implementar medidas de seguridad adicionales, no nos garantiza una protección total frente a todas las posibles amenazas, por ello un último consejo fundamental: REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD DE MANERA PERIÓDICA Y PROGRAMADA, Y GUARDARLAS EN UN DISPOSITIVO EXTERNO, mejor todavía si se almacenan en una ubicación física distinta a los datos originales, para protegernos también ante accidentes no virtuales, como incendios o inundaciones de las oficinas.

Poder restaurar una copia de seguridad reciente minimiza enormemente el impacto que cualquier ataque de seguridad puede provocar en la empresa (perder base de datos de clientes, justificantes de impuestos presentados, trabajos realizados, documentos, informes, etc.), ya que rápidamente podremos restaurar tan valiosa información y continuar con nuestro trabajo en el punto más cercano a donde estábamos antes del ataque informático.

* Artículo publicado el 17/05/2016 en El Economista.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación

Hitos Tecnológicos en los Despachos Profesionales

Los hitos tecnológicos se podrían abordar desde muchas perspectivas, tanto temporales como sectoriales, me voy a centrar en aquellos hitos más recientes que se han implantado o están en proceso de implantarse, en el sector de los Asesores de Empresas, Gestorías Administrativas o Despachos Profesionales en general, y todo ello sin ser demasiado exhaustivo.

Hasta los años 80, este sector de actividad todavía confeccionaba toda su documentación manualmente o con las tradicionales máquinas de escribir, papel carbón y calculadoras manuales, solo algunos despachos de cierto tamaño utilizaban ordenadores con un sistema operativo propietario del fabricante, tal como era el caso de IBM, NCR, Philps, etc., y los programas utilizados eran desarrollados por programadores propios o subcontratados para el diseño de programas hechos a medida de cada despacho, lo cual era una inversión prohibitiva para los despachos más pequeños.

Fue a principios de los años ochenta cuando la aparición de la microinformática hizo que los Asesores de Empresas comenzarán su particular proceso de innovación tecnológica.

Los Ordenadores Personales

El primer hecho relevante fue la aparición de los Ordenadores Personales o PC a principios de los ochenta, es cierto que para ser rigurosos ya con antelación algunos fabricantes como Olivetti o Texas Instruments habían sacado al mercado sus particulares Personal Computers, y otros fabricantes también habían desarrollado ordenadores  para el consumo como los famosos Apple II, ZX Spectrum y Commodore, pero fue IBM quien extendió el fenómeno del PC, luego otros fabricantes fueron desarrollando sus propios modelos compatibles con el PC de IBM. Además del componente Hardware, los fabricantes software de Sistemas Operativos fueron moviendo ficha con sus sistemas operativos CP/M y MSDOS de Microsoft que ganó la guerra de la popularización del Sistema Operativo junto a los PC.

Estos hechos, junto con la importante disminución de precios en los PC, impactaron en los Despachos Profesionales, pasando en un relativo corto espacio de tiempo, de una operativa manual a una expansión de los ordenadores, con lo que cada puesto de trabajo tenía encima de su mesa un ordenador personal. También influyó el que se extendiera el desarrollo de programas específicos para las necesidades de las Asesorías de Empresas.

Windows y Multimedia

También en la década de los ochenta aparecieron las primeras versiones de Windows, pero fue en el año 1990 el anuncio de Windows 3.0, las primeras versiones de Windows NT para servidores de redes y sobre todo, en el año 1995 cuando se anunció Windows 95, lo que supuso un cambio importante en la forma de trabajar de los Despachos Profesionales, puesto que se pasó de un entorno de trabajo en modo texto a un entorno gráfico y en color, con posibilidades multimedia incorporadas, lo que permitía la incorporación de imágenes, sonido y el uso del ratón en las aplicaciones.

Internet

Aunque los inicios de Internet son anteriores, es en el año 1991 cuando se anuncia públicamente la World Wide Web; a partir de esa fecha comienza la explosión de internet y a popularizarse tanto a nivel empresarial como personal. El primer navegador que se comercializó a nivel global fue Netscape Navigator, que fue arrasado por los navegadores modernos y utilizados actualmente, como Internet Explorer que ya incorporaba el propio Sistema Operativo Windows 95, pero fueron los servicios que se fueron creando apoyándose en internet lo que realmente hizo cambiar definitivamente la forma de trabajar de los Despachos Profesionales.

El Correo Electrónico

Los primeros correos electrónicos tienen una historia de más de 40 años, se extendió a nivel empresarial como un servicio basado en web aprovechando las ventajas de internet, y se popularizó en el momento en que Microsoft adquirió Hotmail, que era la empresa pionera en dar este servicio de forma gratuita.

Este servicio facilitó desde el principio a los despachos profesionales la comunicación con sus clientes y proveedores, pasando de una comunicación vía postal, fax y telefónica, a una comunicación digital aprovechando el servicio del email.

Sedes Electrónicas y Firmas Digitales

Por medio de internet, las nuevas tecnologías también llegaron a las Administraciones Públicas que paulatinamente fueron cambiando su sistema tradicional de comunicación con el ciudadano a un sistema digital, se implantaron las sedes electrónicas y con el uso de los certificados de usuario y firmas digitales, los procedimientos se fueron presentando de forma digital en las sedes electrónicas de cada organismo de la Administración Pública.

Esto se ha hecho evidente entre los Asesores de Empresas que no les ha quedado más remedio que evolucionar en su sistema de comunicación con la administración, sobre todo en organismos como la AEAT, Seguridad Social, Entidades Autonómicas, Locales, etc.

Web y Área de Clientes

Al mismo tiempo que evolucionan las sedes electrónicas, los despachos profesionales han ido creando sus propias webs corporativas y algunos, los más innovadores, crean su propia área de clientes para dar algún tipo de servicio, como puede ser el envío y/o recepción de datos y documentos.

Mensajería Instantánea

La mensajería instantánea se puede decir que en sus inicios se situó en un punto medio entre los chats y el correo electrónico; su aparición hizo desaparecer los también famosos en su momento, mensajes cortos. La mensajería instantánea es un reciente hito que aprovecha los servicios de internet y que ha cambiado el sistema de comunicación personal, a un sistema mucho más inmediato y gratuito o de bajo coste. Como aplicación destacada no puede haber otra que el Whatsapp, aplicación que ha arrasado como un tsunami desde su aparición, en el año 2009.

Algunos Despachos Profesionales han aprovechado las ventajas del Whatsapp para comunicarse de una forma rápida y cercana a sus clientes.

Cloud

Y es el Cloud, el hito en el que estamos inmersos, aunque sus orígenes se remontan años atrás, estamos asistiendo a un cambio en la forma de trabajar en las Asesorías de Empresas; el tradicional sistema informático compuesto por una red local con un servidor y una serie de puestos de trabajo, se está transformando en una serie de dispositivos (ordenadores, portátiles, tablets o móviles), conectados a internet desde cualquier lugar y a cualquier hora para acceder a sus datos y a unos servicios de aplicaciones. El Cloud tiene además otras ventajas para el asesor, como es la menor inversión, los datos más seguros que en las propias instalaciones locales, despreocupación por las instalaciones del software, etc.

Otros hitos importantes que afectan al sector, han sido la implantación de los móviles, la protección de los datos, seminarios on line, redes sociales, etc que daría para otro artículo.

Manuel Martínez Álvarez

Director General

¿Cómo promociono mi Asesoría, Gestoría o Despacho Profesional en Internet?

Cuando comenzamos la actividad de una nueva Asesoría, Gestoría o Despacho Profesional, empezamos a trabajar con los clientes que ya tenemos, pero inmediatamente surge la necesidad ¿Cómo doy a conocer mi Asesoría y me promociono para conseguir nuevos clientes? En los tiempos actuales la respuesta se repetirá como un mantra: "Internet".

Ya vimos en este blog las ventajas del Marketing Digital, las bondades de las Redes Sociales y la importancia de la Reputación On-line, pero en muchas ocasiones las dificultades comienzan mucho antes ¿Por dónde empiezo mi incursión en Internet?

En la propia red encontraremos abundante información de expertos en Marketing Digital, gurús de Internet, empresas especializadas y cursos de formación que prometen desvelarnos todas las claves, sin embargo, en muchas ocasiones estas recomendaciones están orientadas a grandes empresas con elevados presupuestos publicitarios y recursos de marketing, cuyos ejemplos quedan completamente fuera del alcance de nuestras posibilidades.

A continuación trataremos de realizar un esquema resumen de los principales factores del proceso que cualquier Asesoría, Gestoría o Despacho Profesional, con independencia de su tamaño y objetivos fijados, siempre debería plantearse antes de lanzarse a promocionar su empresa en Internet.

Objetivos de Marketing

- Definir objetivos: es fundamental establecer los objetivos principales y secundarios que responden a la pregunta ¿Qué queremos conseguir en Internet?. Entre los objetivos principales los más habituales son "Fidelizar clientes actuales", "Generar nuevos clientes" o "Diferenciarnos y destacarnos de la competencia", pero pueden ser otros como la expansión territorial o sectorial, el lanzamiento de un nuevo producto/servicio o línea de negocio, aumentar la presencia y notoriedad en el sector, paliar una crisis, mejorar nuestra reputación, etc. Entre los objetivos secundarios suelen estar aquellos más relacionados con la propia gestión de la empresa, como por ejemplo reducir el número de clientes que acuden recurrentemente para saber el estado de sus gestiones, o posicionarnos como expertos con acreditada experiencia en un tema de actualidad que veamos como oportunidad de negocio. 

- Sugerencias: uno o dos objetivos, claramente identificables son un buen comienzo para evitar la dispersión ante tantas y tan diferentes oportunidades que nos brinda Internet.

- Errores a evitar: definir objetivos inalcanzables, no realistas, en disonancia con el resto de la estrategia empresarial o de escasa utilidad práctica para la viabilidad del negocio.

Plan de Marketing

- Definir plan ajustado a nuestras necesidades y posibilidades: todo plan de marketing parte de un análisis previo del mercado en el que nos movemos, establecer nuestra estrategia, definir las tácticas y ejercer el control y seguimiento del plan, para poder medir resultados y definir correcciones y variaciones en el futuro. 

- Sugerencias: seleccionar la información a analizar, idear acciones de marketing concretas para cada uno de nuestros objetivos, asignar un calendario de tareas y responsabilidades, y finalmente establecer el método de control y seguimiento de resultados.

- Errores a evitar: no dar la importancia que requiere en el día a día de la empresa y/o no dotar de los recursos suficientes (humanos, tiempo, herramientas).

Imagen Corporativa

- Reputación On-line: cuidar siempre al máximo nuestra imagen corporativa (nombre, colores, logotipo, tono de los mensajes, estilo de comunicación, ortografía, aspecto de la información) ya que como vimos en el post Reputación On-line, nuestra imagen en Internet puede comenzar a formarse incluso antes de decidir nuestra incursión en Internet. La imagen corporativa debe cuidarse y respetarse al máximo en el entorno on-line, con el mismo o aún mayor nivel de importancia que en el mundo offline, ya que la capacidad de difusión y su velocidad de propagación es mayor. 

- Sugerencias: aprovechar nuestras propias herramientas, como por ejemplo la firma de los correos electrónicos para difundir nuestra imagen y enlazar a nuestros espacios webs (redes sociales incluidas).

- Errores a evitar: no mantener una imagen unificada por parte de toda la empresa, por ejemplo firmas de correo no personalizadas y diferentes según cada trabajador, o diferentes nomenclaturas para los mismos productos/servicios, o incluso referirse a la propia empresa de diferente manera.

Ejemplos de acciones de marketing
- Página web: la web será muy probablemente la primera impresión sobre nuestra empresa que reciba el visitante. La programación de la web debe tener en cuenta los parámetros que usan los buscadores, e intentar cumplir al máximo con sus exigencias (incluir etiquetas, títulos, palabras claves e identificadores reconocidos en la nomenclatura HTML5).

- Sugerencias: diseñar desde la perspectiva del cliente potencial que llegará a la web, ¿qué información está buscando?, ¿le resulta fácil encontrarla y contactarnos?

- Errores a evitar: que no sea Responsive, es decir que no se adapte bien a todos los dispositivos móviles como smartphones o tablets. Velocidad de carga lenta, si hay vídeos o imágenes deben estar optimizadas para no ralentizar la navegación y evitar componentes lentos como Adobe Flash. No tener en cuenta el posicionamiento web en la programación.

- Posicionamiento Web: una vez tengamos nuestra web publicada es necesario inscribirla en los principales buscadores (Google, Yahoo, Bing. etc) y directorios para que pueda ser encontrada en la red, así como en sitios de referencia del sector (portales, revistas especializadas, etc.). El posicionamiento SEO y SEM es un tema que requiere tiempo y arduo trabajo, tanto que profundizar en ello requeriría un capítulo aparte.
- Sugerencias: externalizar algunos de estos servicios o ponerse en manos de un experto puede ser una opción económica para conseguir resultados con más rapidez, así como los programas de posicionamiento de pago Adwords (por ejemplo los resultados destacados como anuncios cuando realizamos una búsqueda en Google, en los que pagaremos un coste prefijado por cada clic recibido).
- Errores a evitar:  Diseño, programación, contenido y posicionamiento deben ir en consonancia desde el inicio del proyecto web.

- Redes Sociales: aunque este tema ya lo vimos en profundidad en el post Redes Sociales cabe resaltar que es importante valorar en qué redes debemos estar y qué tipo de información vamos a compartir. Es decir, las redes sociales requieren un plan de actuación en sí mismo.
- Sugerencias: si uno de nuestros objetivos es generar clientes potenciales, debemos identificarlos, fomentar su interactuación y cuidar los contenidos, seleccionando aquellos que puedan ser de su interés o aportarle valor (invitaciones, publicaciones, seminarios, cursos, webinars, herramientas gratuitas como nuestra Guía de Asesores, etc.). Algunas redes como Google Plus y Google Maps son el escaparate perfecto para localizar todo tipo de negocios.
- Errores a evitar: establecer metas inalcanzables (como un determinado número de seguidores, de "me gustas" o de redifusión en un tiempo determinado). No ser constante y tener una actividad intermitente, o por el contrario publicar en exceso sin seleccionar la información. No escuchar ni agradecer, cada red social tiene sus propias normas de comportamiento y cortesía. El "egocentrismo": hablar solo de nosotros, de nuestra marca y de nuestros productos y servicios; compartir información de otros es fundamental, por definición las redes sociales son comunidades que suponen la interactuación por afinidad e interés.

- Marketing de Contenidos: es un concepto cada vez más imprescindible en el marketing actual, muy relacionado tanto con las redes sociales como con las nuevas formas de relación e interacción de los usuarios en la red. Está comprobado que crear contenidos de calidad e interés, en combinación con un buen posicionamiento, es el mejor trampolín para darse a conocer en Internet.
- Sugerencias: Para generar contenidos además de las redes sociales y nuestros propios espacios webs, otras herramientas son muy recomendables como Youtube o un Blog corporativo.
- Errores a evitar: publicar contenido duplicado o el conocido como "corta/pega" que además de ser penalizado por los buscadores y por tanto lastrar nuestro posicionamiento, también perjudica nuestra credibilidad y reputación online.

- Viralidad: si por algo se caracteriza Internet y más aún desde el auge de las redes sociales es por el fenómeno viral, es decir que la información se propaga rápidamente por la red, concepto que podemos asimilar al "boca-oreja" en el marketing tradicional. Dedicar tiempo a cuidar nuestra web, generar contenidos, compartir e interactuar en redes sociales nos ayudarán a aumentar la difusión de nuestras publicaciones, a dar a conocer nuestra marca y por tanto a mejorar la notoriedad de nuestros productos y servicios.

- Sugerencias: compartir información de terceros previamente seleccionada por considerarla de interés para nuestro público objetivo, sin olvidarnos de promocionar nuestros contenidos en nuestros propios espacios (desde Facebook enlace a nuestra página en LinkdedIn, enlace a un vídeo en nuestro Twitter, etc.). La información cuanto más visual mejor, las imágenes y los vídeos consiguen un nivel de interacción muy superior al de los textos, en este campo la creatividad y originalidad también son factores clave.

- Errores a evitar: conseguir cifras sorprendentes no es fácil pero sí lo es caer en la tentación de abandonar al compararnos con otros perfiles: insistencia, persuasión y continuidad son características imprescindibles para conseguir éxito a largo plazo.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación

La Reputación on-line en Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales

La reputación ha sido definida recientemente por Miguel del Fresno como "la construcción social alrededor de la credibilidad, fiabilidad, moralidad y coherencia que se tiene de una persona, ente, organismo, institución, empresa, etc.", o dicho en otras palabras, es la opinión general que se tiene de alguien o algo.

Entendemos por tanto la reputación on-line como la imagen y opinión que se tiene de nuestra empresa en Internet. La reputación entraña en sí misma una dimensión social, que impide que esté bajo el control absoluto de la empresa o institución. Si bien la "marca" de nuestra empresa la generamos nosotros mismos, a través de nuestras acciones de marketing, comunicación y publicidad, la "reputación" la generan los demás con sus opiniones compartidas.

Internet, por su universalidad entre los potenciales clientes y su rápida capacidad de difusión, ha elevado la importancia de la reputación para empresas e instituciones, que desde ya hace años comprueban que la imagen que de ellos se tenga en el mundo virtual, incide directamente en su trayectoria empresarial. Es el momento de recordar la ya vieja y popular frase de "si no estás en Internet no existes" porque ahora es necesario dar un paso más, ya no vale sólo con estar, además hay que estar bien: bien posicionados y con buena reputación. Somos muchos los que a nivel usuario ya nos hemos acostumbrado a buscar en Internet opiniones y experiencias de otros consumidores, antes de decidirnos por la adquisición de bienes y servicios. Hoy Internet se ha convertido en el principal escaparate de la mayoría de empresas, y en muchas ocasiones toda la información que el potencial cliente tiene sobre nosotros, es la información que encuentra en Internet.

¿Qué actores construyen nuestra Reputación on-line?

§ La propia empresa: aunque no tengamos el control sobre lo que se dice y opina de nosotros, sí podemos influir con lo que sobre nosotros mismos decimos, ya sea en nuestra página web, sitios web de terceros, buscadores y directorios de empresa, blogs propios, redes sociales, comunicados, notas de prensa y en general en todas las acciones de marketing y comunicación que desarrollemos en Internet. Un comentario desafortunado en las redes sociales, una imagen inapropiada o una mala comunicación también pueden fomentar la mala reputación on-line.

§ Personal interno: no suelen generar buena reputación ya que los elogios de los propios empleados suelen ser entendidos como comentarios obligados de baja o escasa credibilidad, pero sí crean mala reputación en caso de despidos, expedientes de regulación de empleo, huelgas, accidentes laborales o similares.

§ Proveedores y Colaboradores: cualquier opinión que provenga de fuentes externas a la empresa siempre va a gozar de mayor credibilidad para los potenciales clientes, por lo que la opinión de proveedores, colaboradores y agentes que interaccionen con la empresa será fundamental.

§ Legalidad: cualquier demanda legal, irregularidad administrativa o sanción recibida por la Administración puede echar por tierra la buena reputación conseguida con el trabajo de años. Ciertos temas de interés general como los urbanísticos y medioambientales son especialmente sensibles para la reputación.

§ Mala calidad: la propia calidad de nuestros productos y servicios será también factor determinante para nuestra reputación on-line, así como el mal funcionamiento de nuestros servicios web (en caso de ofrecerlos), problemas en nuestros sistemas informáticos como virus o falta de copias de seguridad, y por supuesto la atención al cliente recibida en la propia asesoría, gestoría o despacho profesional, así como la calidad de las gestiones y/o servicios prestados.

¿Cómo trabajar y mejorar nuestra Reputación on-line?

No hay una única manera de incidir sobre nuestra reputación en Internet, son muchas las técnicas y variadas las estrategias, dependiendo del tipo de empresa, su antigüedad en Internet, su inversión en marketing digital y muchos otros factores que pueden resultar determinantes (tamaño de la empresa, sector, volúmen de facturación, etc.). Pero los expertos en marketing coinciden en englobar todas las acciones en tres fases:

1.- Fase de Monitoreo: consiste en conocer todo el contenido relevante difundido en la red sobre nuestra empresa. Para ello las herramientas informáticas son indispensables, existe una gran variedad tanto gratuitas como de pago, entre las que cabe destacar "Google Alerts" que permite crear alertas sobre palabras claves (podemos usar nuestra marca, nombre comercial, producto o servicio) y nos enviará un correo electrónico con los resultados obtenidos. Otras herramientas son las que monitorean las diferentes redes sociales como SocialMention o que están especializadas en determinada red social como Twitonomy para Twitter.

2.- Fase Analítica: debemos analizar el tipo de información qué existe sobre nosotros en la red, identificar el foco de nuestras críticas y elogios, para minimizarlos y ponderarlos respectivamente en nuestras acciones de marketing y comunicación. También debemos identificar la veracidad de las comentarios recibidos y realizar un control y seguimiento de los mismos.

3.- Fase de Reposicionamiento: aunque no podemos hacer que los comentarios negativos desaparezcan de la red, sí podemos trabajar sobre ellos para evitar que se sigan produciendo, contrarrestarlos aportando mayor información sobre el hecho que los ha generado e incluso relegarlos a posiciones menos relevantes en los buscadores, generando contenido positivo mejor posicionado.

Consejos para una buena gestión de la Reputación on-line

§ Personal cualificado y específico: aunque se haya generalizado el uso de redes sociales, no todas las personas demuestran actitudes y aptitudes para ejercer de gestor de las redes sociales de nuestra empresa (la tan de moda figura del Community Manager). La labor de gestionar la reputación on-line debe recaer siempre sobre personal cualificado y conocedor de la materia, que elaborará una estrategia de actuación y mantendrá el mismo estilo en sus comunicaciones. Gestionar la reputación de manera impulsiva o por personas no cualificadas puede entrañar un gran riesgo, no sólo sobre nuestra reputación sino también sobre nuestra imagen de marca. No olvidemos que la gestión de la reputación on-line debe estar en coherencia con nuestra imagen de marca y que ambas se afectan mutuamente. Por ejemplo, no podemos ensalzar la "rápidez y eficacia en el servicio" como valores de nuestra marca y después no dar respuesta a consultas recibidas en las redes sociales; para el usuario que nos encuentre en las redes sociales tendrá mucha más credibilidad nuestra falta de respuesta, que todos los comentarios positivos que podamos escribir corporativamente.

§ Herramientas informáticas: como vimos antes, son indispensables para gestionar la reputación on-line de nuestra empresa, ya que sin ellas sería imposible rastrear la red. Además un buen análisis de nuestras apariciones en Internet nos informará de las tendencias de opinión entre los clientes potenciales, lo que nos permitirá incluso definir una estrategia de actuación ante posibles crisis que podamos preveer. 

§ Gestión reflexiva y corporativa: uno de los mayores riesgos de la gestión de la reputación on-line a la que a menudo se enfrentan los Community Manager, es la respuesta rápida y no meditada a las críticas o comentarios negativos recibidos. En Internet cada acción deja huella y eliminar una mala respuesta que hayamos dado es muy dificil y puede ser hasta imposible, si el mensaje ya ha calado en la red y se ha difundido entre los usuarios y potenciales clientes. También es importante que nuestra respuesta sea corporativa, es decir, no podemos llevar las críticas recibidas al terreno personal, siempre debemos tener presente que la crítica tiene, al menos para el que la realiza, algún fundamento y la respuesta deberá ser siempre en clave de empresa. Aunque Internet se mueve a gran velocidad, conviene reflexionar y meditar cual será la respuesta más oportuna, aunque ello demore nuestra respuesta unas horas.

§ Creación de contenido propio: como ya mencionamos antes, la información que ofrecemos sobre nosotros mismos contribuirá a paliar los comentarios negativos y relegará las críticas a los últimos puestos de los buscadores o redes sociales. Para crear contenido online positivo son fundamentales todas las herramientas corporativas que tengamos a nuestro alcance, entre las que destaca por su gran capacidad de posicionamiento el Blog de empresa y las campañas de Google Adwords.

§ Visibilidad en el sector: es importante relacionarse con referentes en el sector, como portales y plataformas específicas para Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales. Interactuar con los escritores de estas plataformas, hacer comentarios, compartir información de ellos en redes sociales, etc serán acciones que contribuyan a construir nuestra buena reputación on-line. 

§ Marketing tradicional: por último resaltar que nuestra reputación se construye dentro y fuera del mundo virtual, no descuidemos por tanto las acciones de marketing off-line (imagen de marca, comunicados de prensa, campañas publicitarias y de relaciones públicas, rotulación de nuestras instalaciones, etc.) La relación con otros agentes del sector sigue siendo importante, por lo que debemos seguir participando en eventos sectoriales, que además luego podremos difundir en las redes sociales, contribuyendo a mejorar nuestra reputación on-line.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación