El Cloud es un término que ya se utiliza de forma habitual entre los profesionales Asesores de Empresas, aunque a veces se entienda de forma difusa, voy a empezar por intentar dar una definición sencilla para todos, iniciados o no iniciados en tecnología.
El Cloud, o La Nube que es su traducción al castellano, consiste en trasladar la infraestructura tecnológica (ordenadores, programas, datos, telefonía fija y móvil), de una ubicación física local por lo general en las propias oficinas o despachos del asesor, a unos servidores situados en un Centro de Proceso de Datos. El acceso a estos datos se realiza desde cualquier dispositivo (ordenadores, tablets o smartphones), que tengan acceso a Internet.
Esto supone un cambio bastante importante en la forma de trabajar, proporcionando una serie de ventajas que enumero más adelante, y una serie de desconfianzas o inseguridades que se pueden entender como inconvenientes.
Por lo general las Asesorías de Empresa o Gestorías Administrativas de nueva creación, son las que adquieren desde un principio este nuevo sistema de trabajo en Cloud, mientras que las ya creadas van migrando poco a poco, empezando por aplicaciones más sencillas que actualmente hay en el mercado. En esta migración influye la edad y la cultura tecnológica de los responsables de la Asesoría, siendo una migración mucho más rápida y menos traumática para aquellas Asesorías en las que los responsables están más abiertos a las nuevas tecnologías, y mediante ésta quieren transmitir a sus clientes valores de modernidad, agilidad y eficiencia.
Las ventajas que aporta una infraestructura o sistema tecnológico basado en
Cloud son:
- Menor coste de inversión y renovación en tecnología.
No es necesario invertir en servidores de datos, con software de servidor, sistemas de copias de seguridad, sistemas de alimentación ininterrumpida.
No es necesario comprar licencias de uso de software ofimático (tratamientos de textos, hojas de cálculo), ni de software de propósito general (Aplicaciones de gestión contable, fiscal, laboral, etc).
El software se adquiere en modalidad SAAS, en la que se paga solo por el servicio que se consume.
- Acceso a los datos desde cualquier ubicación.
Cualquier Ordenador Windows, Linux, Mac, Tablet o Smartphone, con acceso a Internet, también tiene acceso a los datos.
Esto supone una ventaja muy importante, para aquellas Asesorías con varias Delegaciones o Sucursales.
También supone una ventaja imprescindible, de cara a un futuro cercano, la posibilidad de dar servicio a los clientes, compartiendo los datos que el asesor genera, o abriendo un nuevo servicio para que sus clientes introduzcan y gestionen datos, y el asesor pueda importarlos directamente en sus aplicaciones.
- Evitar los procesos de actualizaciones de software.
Al estar instalada en la nube, es el propio proveedor de software quien actualiza dicho software de forma inmediata y permanente, sin la intervención de los usuarios en estas tareas que a veces resultan tediosas y complicadas.
- Mayor seguridad, disponibilidad y protección de los datos.
Los datos se almacenan en servidores redundantes de un CPD (Centro de proceso de datos). Estos CPD, además de cumplir con la normativa legal respecto a la LOPD y la LSSICE, tienen implantadas exigentes normativas ISO de seguridad. Son instalaciones bunkerizadas, con unas medidas de seguridad imposibles de implantar en una Asesoría de Empresas.
Es el propio CPD, o proveedor de software, el encargado de realizar las copias de seguridad y de evitar la entrada de virus o software maliciosos.
Por otro lado, las desconfianzas o inseguridades que se le generan a un
Asesor de Empresas ante esta modalidad de trabajo, y que se pueden convertir en
inconvenientes son:
- Pérdida del control de los datos.
Forma parte de la costumbre del dato en forma local y eso genera una falta de seguridad, al desconocer donde están ubicados físicamente. Esta misma sensación se podría tener con los ahorros que están en una entidad financiera pero que desconocemos donde están físicamente, nos fiamos de un extracto o una consulta de movimientos.
- Falta de disponibilidad de los datos.
Esta falta de disponibilidad puede ocurrir por problemas de acceso a Internet, aunque es cierto que cada vez es más seguro, rápido y fiable.
También puede ocurrir una falta de disponibilidad por fallos o paradas por mantenimiento del CPD. Sin embargo, los CPD se comprometen en su contrato de servicio a garantizar una disponibilidad superior al 99%, lo cual es muy superior a la disponibilidad en modo local.
Enumerados por orden en cuanto a la facilidad y comprensión para los
usuarios, los servicios que un Asesor de Empresas suele contratar en modo
Cloud son:
- Copias de Seguridad.
Las Copias de Seguridad en Cloud, son una alternativa a las tradicionales copias en cintas, discos duros externos, memorias USB, etc. Son sistemas cómodos y económicos, de backups, que cumplen con la LOPD y que proporcionan seguridad ante posibles desastres, debidos a fallos en los sistemas informáticos o la entrada de software malicioso.
- Gestión Documental compartida.
La Gestión Documental es el tratamiento de toda la documentación de la Asesoría de forma digital; la documentación se importa mediante un escaneo o importación directa de los ficheros, y permite búsquedas ágiles por distintos criterios, prescindiendo por tanto de los voluminosos archivos en papel. Algunas aplicaciones de Gestión Documental en Cloud permiten que, todos o parte de estos documentos, se compartan con cada uno de los clientes, mediante un acceso a Internet.
- Intercambio de Información.
Cada vez van apareciendo en el mercado un mayor número de aplicaciones que permiten que, la información entre Asesoría y Cliente que actualmente viaja en papel o en ficheros adjuntos por correo electrónico, se realice mediante aplicaciones en Cloud. Son aplicaciones que se extenderán a corto plazo entre las Asesorías de Empresas, pero que ya están implantando los Asesores más sensibles a la Innovación. Permite que las empresas clientes de la Asesoría introduzcan los distintos datos: Laborales, Contables o Fiscales y el Asesor los importe en sus aplicaciones propias para la gestión, cálculo y obtención de resultados.
Y una vez que el Asesor ha obtenido los resultados, los pone en Cloud a disposición de cada uno de sus clientes, para que estos, con un acceso a Internet y mediante las claves de seguridad correspondientes, consulten o impriman todo tipo de resultados.
- Aplicación Contable compartida.
Una de las aplicaciones más extendidas en modo Cloud y que requiere un apartado especial es la Aplicación Contable. Es un nuevo servicio que permite al Asesor implantar planes contables personalizados a cada uno de sus clientes, darle acceso por medio de su web, configurando que tipo de acceso le permite, de modo que el cliente introduce los datos bajo el control del Asesor.
Periódicamente el Asesor supervisa los datos contables, obtiene los datos para las declaraciones fiscales, resúmenes anuales, realiza las dotaciones contables, el cierre y apertura de cada uno de los ejercicios e imprime los libros registros.
Todo esto, on line, de forma simultánea entre Asesor y Cliente, con las mayores medidas de seguridad y sin desplazar físicamente ningún documento en papel.
- Otros servicios.
Otros servicios Cloud se están incorporando continuamente a la actividad de la Asesoría de Empresas, por enumerar alguno de ellos serían:
- Aplicaciones Ofimáticas (Tratamiento de Textos, Hojas de Cálculo).
- Webmail o gestión de los correo electrónicos en la web.
- Gestión de las llamadas telefónicas mediante centralitas virtuales.
A partir de la tecnología cloud en CAI Sistemas Informáticos hemos crado Portal CAI, un servicio web adaptado a nuestras aplicaciones (gestión laboral, contable, fiscal y facturación), completando y mejorando así nuestra oferta de servicios web.
Manuel Martínez Álvarez
Director General
Director General
