viernes, 3 de octubre de 2014

Elección de un Proveedor de Software para Asesores de Empresas

La elección de un adecuado proveedor de software en una Asesoría de Empresas no es un tema menor, ya que por lo general implicará: una relación duradera en el tiempo, una adaptación a las  fórmulas de servicio que el proveedor ofrece, y una adecuación a ciertas dinámicas de trabajo que la propia estructura de las aplicaciones de software imponen de por sí (solicitud de datos, procesos de cálculos y generación de resultados). 

En este post vamos a ver cuáles son los parámetros a tener en cuenta a la hora de la elección de un proveedor tecnológico en software para las Asesorías de Empresas.


CAI Sistemas: Software para Asesores.
En primer lugar, y tal como se haría para la elección de cualquier proveedor estratégico, como es este el caso, sería informarse sobre la viabilidad económica, equilibrio financiero, y estructura organizativa del Proveedor Tecnológico, son variables importantes y obvias que hay que tener muy en cuenta, pero que no es el objetivo principal de este artículo.



Asimismo otras características generales que serían interesantes averiguar sobre el Proveedor Tecnológico, son si tienen:

§ A los clientes bien atendidos.
§ A los empleados comprometidos con los objetivos de la empresa, y se sienten reconocidos.
§ A los socios y/o accionistas satisfechos con los resultados.

Y a nivel de procesos internos del Proveedor, tres serían las variables que se deben tener en mente a la hora de la elección del proveedor tecnológico, y en los que vamos a entrar en detalle:

   § Innovación.
   § Información.
   § Servicio.

§ Innovación


CAI Sistemas: Software para AsesoresLa capacidad de innovación que tenga un Proveedor de Software es un elemento clave a tener en cuenta en la selección del proveedor adecuado. La Innovación no va acompañada del tamaño de la Empresa Tecnológica, es decir, una Multinacional o una Gran Empresa, no es garantía de Innovación, a veces todo lo contrario, son precisamente estas Grandes Empresas las que debido a su estructura interna, a su entramado burocrático, y a su amplio y variado parque de clientes, las que más les cuesta la Innovación continua y la velocidad constante necesaria en un sector, y en unas aplicaciones software donde los cambios normativos y los cambios tecnológicos son una carga importante del mantenimiento y de las actualizaciones. 

§ Información:


CAI Sistemas: Software para AsesoresOtro punto importante que debe tener en cuenta un Asesor de Empresas en la elección del proveedor, es la cantidad y calidad de información que este aportaLos Proveedores Tecnológicos que desarrollan software específico para los Asesores de Empresas, están en contacto continuo con los distintos departamentos de la Administración que proporcionan la información mínima y necesaria, para la correcta adecuación del software a la normativa o a las exigencias tecnológicas, este contacto se realiza a través de contratos de colaboración; asimismo los proveedores tecnológicos deben manejar la normativa con antelación a que lo hagan los propios Asesores, puesto que dicha normativa la deben implantar en los correspondientes software. Esta información de primera mano que maneja el proveedor tecnológico, debe transmitirla a su vez a los Asesores de Empresa, por los distintos medios que proporciona la tecnología:

  • Seminarios On Line o Presenciales sobre normativa.
  • Seminarios On Line o Presenciales sobre cambios en las aplicaciones software.
  • Web, videos y blogs con información relativa a normativa o tecnología de interés para el Asesor.
  • Proactividad en las Redes Sociales.
  • Eventos, Jornadas y Conferencias con contenido específico para los Asesores de Empresas.
§ Servicio:
El Servicio es la tercera e importante variable a tener en cuenta por el Asesor, a la hora de seleccionar un Proveedor Tecnológico. Para empezar es conveniente que el Proveedor Tecnológico sea el propio fabricante y desarrollador del Software que seleccionemos, nadie como los propios técnicos, analistas y desarrolladores de los programas, podrán dar una solución a las consultas, dudas, o necesidades que un Asesor puede necesitar a nivel general o en temas puntuales. El servicio de actualizaciones de los programas, debe ser ágil y eficiente, entendiéndose como ágil, que las actualizaciones siempre estarán en fecha puntual o incluso adelantándose a los periodos más críticos de vencimientos, y eficiente, en el sentido de que dichas actualizaciones deben ser completas y libre de errores. 



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Otro servicio vital es el servicio de atención o soporte al cliente, para ello el Proveedor Tecnológico, debe contar con personal titulado y experiencia en cada una de las materias que resuelve el software (Laboral, Contable, Fiscal, etc.), con una gran capacidad de escucha al cliente, capacidad resolutiva y de síntesis, y con capacidad de gestión del estrés, debido al gran número de consultas y de diversidad casuística que se puede dar entre los usuarios de las aplicaciones. El Proveedor Tecnológico debe contar con recursos suficientes a nivel de comunicaciones, un call center automatizado, técnicos suficientes para los momentos de mayor actividad de consultas, diversos medios tecnológicos para dar solución a las consultas o dudas surgidas por el usuario (teléfono, fax, correo electrónico, sesiones remotas). El servicio de consultas también debe contar con el personal adecuado para la generación de la documentación tan importante y necesaria como soporte a los programas (ayudas, manuales, guías, blogs, seminarios, videos, etc ).

El servicio de formación se hace también necesario, sobre todo en la fase inicial de implantación del software, en cambios de personal en la Asesoría, o cuando los cambios en los programas son lo suficientemente importantes como para realizar una formación específica. El proveedor tecnológico debe contar con el personal cualificado para dar esta formación, e impartirla según el caso, de forma presencial o mediante webinarios. 

Otros servicios que también se deben considerar a la hora de seleccionar el Proveedor Tecnológico idóneo, es que tenga un servicio de Asesoramiento y Consultoría en Protección de Datos, teniendo en cuenta la cantidad y variedad de datos que el Asesor maneja como encargado de tratamiento, siendo estos datos de distintos responsables de ficheros, y datos de distintos niveles (bajo, medio y alto).

Y también es destacable que el Proveedor Tecnológico cuente con su propio servicio de Hardware y Mantenimiento de Sistemas Informáticos, nadie como el propio desarrollador de software, puede dar un servicio tan eficiente en esta área, porque nadie como él sabe la configuración, y los niveles de seguridad que deben tener los servidores, puestos de trabajo, o equipos remotos que un Asesor de Empresas tiene en su Asesoría.

Manuel Martínez Álvarez
Director General