viernes, 14 de abril de 2017

Legalización de Libros Contables 2016

Como es habitual en estas fechas, debemos cumplir con la obligación de legalizar nuestros libros contables correspondientes al ejercicio 2016.

Normativa a tener en cuenta
  • El artículo 18 de la Ley apoyo a los emprendedores y su internalización, establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Para ejercicios ajustados al año natural la fecha límite será el próximo 30 de Abril.
  • En este sentido la Dirección General de los Registros y el Notariado, mediante la Instrucción del 12/2/2015 y la Instrucción de 01/07/2015, que introduce la posibilidad de enviar encriptados algunos de los ficheros que forman parte de la legalización, desarrollan este artículo 18.
  • Real decreto 602/2016, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad cuyos cambios se centran en 3 bloques:
  1. Eliminación del Estado de Cambios del Patrimonio Neto (ECPN) para quien pueda formular balances abreviados. 
  2. Reducción en las indicaciones a incluir en la memoria.
  3. Modificación que atañe a los activos intangibles, especialmente al fondo de comercio en lo referido a los criterios de registro y valoración.
Legalizacion Libros Contables - Software Contabilidad CAICONTA

Aspectos técnicos
  • En relación al aspecto técnico de la legalización de los libros correspondientes al ejercicio 2016, no existe ningún cambio, es decir, presentaremos un archivo comprimido (.zip) que contendrá la totalidad de libros que deseamos registrar (tanto los cifrados como los no cifrados), cuyo nombre será: 

LL+código del registro (5 digitos)+NIF
p.ej. LL36015B12345674


  • Las empresas deberán conservar una copia informática con idéntico contenido y formato, de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar, debiendo asimismo conservar, en su caso, la clave secreta que permita desencriptar los ficheros cifrados.

El debate de este año

Las novedades que se plantean para esta campaña se centran en los cambios realizados en las memorias.

Uno de los puntos de discusión, se centra en la obligatoriedad de informar sobre el periodo de pago a proveedores. En relación con este tema, recordemos que esta obligatoriedad se establece en la disposición adicional tercera de la Ley 15/2010 de Medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales y, dado que existe una prevalencia de lo dispuesto por una Ley sobre lo dispuesto por un Real Decreto (en concreto el R.D. 602/2016, que es el que elimina la obligación de informar sobre esta cuestión), deberíamos entender que sigue siendo obligatorio informar sobre el plazo de pago a proveedores, con el agravante si cabe, de que este hecho contraviene los máximos exigidos por la directiva 2013/34/UE.

Otro punto que suscita el debate, es el referido al deber de información sobre el reparto de resultados (orden JUS/206/2009), ya que si bien según lo recogido en el R.D. 602/2016 esta información deja de ser obligatoria, llama la atención que no se modifican las “normas de registro y valoración” incluidas en la memoria y que son un cortapega de las que se incluían en la versión anterior de la memoria.


Notas de interés

    Legalizacion Libros Contables - Software Contabilidad CAICONTA
  • Recordar que no es posible incorporar 2 libros con la misma codificación (p.e. no se pueden poner 2 líneas de libros de actas).
  • Si tenemos diligencias de cierre, éstas pueden adjuntarse como un anexo en la propia página del registro sin incluirla en el fichero zip. De este modo no pagaréis un libro más. Si lo incluyeseis en el zip bajo el epígrafe ‘Otros’ pagaríais un libro más.
  • En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y de cierre del ejercicio.
  • En cuanto a los Libros registro de socios, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro, en los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio, en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
  • En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite mediante denuncia policial o acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta notarial o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.
  • Rectificar libros ya presentados: Habrá que generar un fichero de rectificación que incluya:
  1. Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido 
  2. El archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.
El portal web del Colegio de Registradores solicitará el número de entrada de la primera presentación para asumir que se trata de una subsanación.

Carmen González
Responsable Dpto. Contabilidad