Legalización de Libros Contables 2016

Como es habitual en estas fechas, debemos cumplir con la obligación de legalizar nuestros libros contables correspondientes al ejercicio 2016.

Normativa a tener en cuenta

• El artículo 18 de la Ley apoyo a los emprendedores y su internalización, establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Para ejercicios ajustados al año natural la fecha límite será el próximo 30 de Abril.

• En este sentido la Dirección General de los Registros y el Notariado, mediante la Instrucción del 12/2/2015 y la Instrucción de 01/07/2015, que introduce la posibilidad de enviar encriptados algunos de los ficheros que forman parte de la legalización, desarrollan este artículo 18.

• Real decreto 602/2016, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad cuyos cambios se centran en 3 bloques:

1. Eliminación del Estado de Cambios del Patrimonio Neto (ECPN) para quien pueda formular balances abreviados. 
2. Reducción en las indicaciones a incluir en la memoria.
3. Modificación que atañe a los activos intangibles, especialmente al fondo de comercio en lo referido a los criterios de registro y valoración.

Aspectos técnicos

• En relación al aspecto técnico de la legalización de los libros correspondientes al ejercicio 2016, no existe ningún cambio, es decir, presentaremos un archivo comprimido (.zip) que contendrá la totalidad de libros que deseamos registrar (tanto los cifrados como los no cifrados), cuyo nombre será: 

LL+código del registro (5 digitos)+NIF

p.ej. LL36015B12345674

• Las empresas deberán conservar una copia informática con idéntico contenido y formato, de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar, debiendo asimismo conservar, en su caso, la clave secreta que permita desencriptar los ficheros cifrados.

El debate de este año

Las novedades que se plantean para esta campaña se centran en los cambios realizados en las memorias.

Uno de los puntos de discusión, se centra en la obligatoriedad de informar sobre el periodo de pago a proveedores. En relación con este tema, recordemos que esta obligatoriedad se establece en la disposición adicional tercera de la Ley 15/2010 de Medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales y, dado que existe una prevalencia de lo dispuesto por una Ley sobre lo dispuesto por un Real Decreto (en concreto el R.D. 602/2016, que es el que elimina la obligación de informar sobre esta cuestión), deberíamos entender que sigue siendo obligatorio informar sobre el plazo de pago a proveedores, con el agravante si cabe, de que este hecho contraviene los máximos exigidos por la directiva 2013/34/UE.

Otro punto que suscita el debate, es el referido al deber de información sobre el reparto de resultados (orden JUS/206/2009), ya que si bien según lo recogido en el R.D. 602/2016 esta información deja de ser obligatoria, llama la atención que no se modifican las “normas de registro y valoración” incluidas en la memoria y que son un cortapega de las que se incluían en la versión anterior de la memoria.

Notas de interés

• Recordar que no es posible incorporar 2 libros con la misma codificación (p.e. no se pueden poner 2 líneas de libros de actas).
• Si tenemos diligencias de cierre, éstas pueden adjuntarse como un anexo en la propia página del registro sin incluirla en el fichero zip. De este modo no pagaréis un libro más. Si lo incluyeseis en el zip bajo el epígrafe ‘Otros’ pagaríais un libro más.
• En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y de cierre del ejercicio.
• En cuanto a los Libros registro de socios, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro, en los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio, en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
• En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite mediante denuncia policial o acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta notarial o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.
• Rectificar libros ya presentados: Habrá que generar un fichero de rectificación que incluya:

1. Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido 
2. El archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

El portal web del Colegio de Registradores solicitará el número de entrada de la primera presentación para asumir que se trata de una subsanación.

Carmen González

Responsable Dpto. Contabilidad

Legalización de Libros Contables 2015

La presentación de libros contables ante el Registro Mercantil, mantiene este año el formato comprimido (.zip) del fichero a presentar, que se nombrará del siguiente modo:

LL+ código del registro (5 dígitos)+NIF (P. Ej. LL36015B12345674)

La normativa a tener en cuenta es:

• El artículo 18 de la Ley apoyo a los emprendedores y su internalización establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, y por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

• Instrucción del 12/2/2015 DGRN nos indica, por ejemplo, que obligatoriamente y en cualquier registro Mercantil que utilicemos, la legalización de los libros se realizará de forma telemática única y exclusivamente.

• Instrucción de 01/07/2015, de la DGRN, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los Registros Mercantiles.

Esta instrucción introduce la posibilidad de enviar encriptados algunos de los ficheros que forman parte de la legalización.

• Resolución de 29/01/2016 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, en relación al periodo medio de pago a proveedores a incluir en la Memoria.

La novedad que se incorpora en este ejercicio, es la posibilidad de encriptar algunos de los archivos que se presentan a legalizar.

Esta opción se concreta en la Instrucción de 01/07/2015, de la DGRN, como respuesta a la polémica que desató en el pasado ejercicio, la sentencia del tribunal superior de justicia de Madrid  del 27/04/2015.

En todo caso, y en relación con la seguridad de los archivos que remitimos al Registro Mercantil, debemos tener claras algunas cuestiones:

1.- Ni la Ley 14/2013, de 27 de septiembre ni la Instrucción de 12 de febrero de 2015 han pretendido alterar el régimen existente hasta su entrada en vigor. De aquí que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservación en el Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización, ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso en la oficina registral. Consecuentemente, corresponde al empresario individual o al órgano de administración del empresario persona jurídica, la responsabilidad de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos, regulándose únicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del Registro Mercantil en relación con la efectiva legalización de los libros.

El necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial,  hizo necesaria una regulación complementaria (Instrucción de 01/07/2015, de la DGRN) que, por un lado, prevé los mecanismos técnicos precisos (algoritmos de encriptación a utilizar) y que, por otro lado, unifica la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales.

2.- Los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización, en tanto que ficheros temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización y, en caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.

El procedimiento de recepción y gestión de los ficheros presentados telemáticamente que contengan los libros cuya legalización se demande, asegurará la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.

3.- El registrador mercantil, como responsable de los ficheros generados por la función de legalización, tiene el deber de cumplir con lo establecido en el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter Personal y con lo dispuesto en el artículo 32 del Código de Comercio. A tal efecto, deberá adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad de nivel medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.

Carmen González

Responsable Dpto. Contabilidad

Legalización de libros contables 2014

La legalización de libros correspondiente a ejercicios iniciados con posterioridad al 29/09/2013, comporta con una serie de cambios que debemos considerar:

§ Normativos:
a través de la Instrucción de 12/2/2015 de la  DGRN sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación del Artículo 18 de la ley 14/2013.

Dada la trascendencia tanto pública como privada que tiene la legalización de libros contables, actas y otros que, de forma obligatoria y conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, se unifican criterios en esta materia y se establecen una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización.

Vídeo: “Presentación de libros contables desde la aplicación caiconta”



Cuestiones a tener en cuenta:

- El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley 14/2013.

- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

- Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

- Libros de actas: En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

- En cuanto a los Libros registro de socios, nos indica que una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

- En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta notarial o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

- Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, ya sea con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. 

 § Técnicos:
se incluye nueva codificación para algunos de los libros a registrar:

- Libro de Actas

- Libro de Detalle de Actas

- Libro de Actas del Consejo

- Libro de Detalle de Actas del Consejo

- Libro-registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal 

 § Se hacía necesario también, un nuevo formato en el fichero a transmitir que aportase simplicidad, menor tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática. Por ello, se instrumenta la presentación a través de un fichero comprimido que contendrá toda la documentación, incluidos los archivos relativos a la huella y, cuyo nombre será:

LL+código del registro (5 digitos)+NIF

LL36015B123456784

A continuación os facilitamos un enlace con la secuencia de pantallas que vais a seguir en la página web http://registradores.org

Carmen González

Responsable Dpto. Contabilidad