Legalización de libros contables 2014

La legalización de libros correspondiente a ejercicios iniciados con posterioridad al 29/09/2013, comporta con una serie de cambios que debemos considerar:

§ Normativos:
a través de la Instrucción de 12/2/2015 de la  DGRN sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación del Artículo 18 de la ley 14/2013.

Dada la trascendencia tanto pública como privada que tiene la legalización de libros contables, actas y otros que, de forma obligatoria y conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, se unifican criterios en esta materia y se establecen una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización.

Vídeo: “Presentación de libros contables desde la aplicación caiconta”



Cuestiones a tener en cuenta:

- El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley 14/2013.

- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

- Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

- Libros de actas: En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

- En cuanto a los Libros registro de socios, nos indica que una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

- En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta notarial o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

- Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, ya sea con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. 

 § Técnicos:
se incluye nueva codificación para algunos de los libros a registrar:

- Libro de Actas

- Libro de Detalle de Actas

- Libro de Actas del Consejo

- Libro de Detalle de Actas del Consejo

- Libro-registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal 

 § Se hacía necesario también, un nuevo formato en el fichero a transmitir que aportase simplicidad, menor tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática. Por ello, se instrumenta la presentación a través de un fichero comprimido que contendrá toda la documentación, incluidos los archivos relativos a la huella y, cuyo nombre será:

LL+código del registro (5 digitos)+NIF

LL36015B123456784

A continuación os facilitamos un enlace con la secuencia de pantallas que vais a seguir en la página web http://registradores.org

Carmen González

Responsable Dpto. Contabilidad