Cret@ y los trabajadores de cobro Mensual

Con la implementación de Cret@ (Sistema de Liquidación Directa) la TGSS ha estandarizado las situaciones en que se debe realizar el ajuste a 30 días, para determinar las bases mínimas y máximas de contingencias comunes en los trabajadores de cobro mensual, estableciendo que el ajuste a 30 días se realizará:

Para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedad profesional se tendrá en cuenta el tope mínimo y máximo mensual. Este tope es el mismo para todos los grupos de cotización, y tiene carácter mensual.

Como en el Sistema de Liquidación Directa las bases de cotización se informarán por Tramos, la TGSS ha establecido también las siguientes reglas a seguir para determinar el tramo en que se debe realizar el ajuste a 30 días:

Excepciones:

Como en el Sistema de Liquidación Directa las bases de cotización se informarán por Tramos, la TGSS ha establecido también las siguientes reglas a seguir para determinar el tramo en que se debe realizar el ajuste a 30 días:

La regla para determinar el número de días en situación de IT, Maternidad-Paternidad, Riesgos o Expediente de Regulación de Empleo sigue siendo 30 – nº de días trabajados.


Por lo tanto, para evitar errores en liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social cuando se empiece a utilizar el Sistema de Liquidación Directa, es importante comprobar que la aplicación de nóminas calcula los días cotizados conforme a las instrucciones facilitadas por la TGSS.

Para más información consultar el manual:

http://www.seg-social.es/prdi00/groups/public/documents/binario/187219.pdf

Rosario Martínez Álvarez

Responsable Dpto. Laboral

Elección de un Proveedor de Software para Asesores de Empresas

La elección de un adecuado proveedor de software en una Asesoría de Empresas no es un tema menor, ya que por lo general implicará: una relación duradera en el tiempo, una adaptación a las  fórmulas de servicio que el proveedor ofrece, y una adecuación a ciertas dinámicas de trabajo que la propia estructura de las aplicaciones de software imponen de por sí (solicitud de datos, procesos de cálculos y generación de resultados). 

En este post vamos a ver cuáles son los parámetros a tener en cuenta a la hora de la elección de un proveedor tecnológico en software para las Asesorías de Empresas.

En primer lugar, y tal como se haría para la elección de cualquier proveedor estratégico, como es este el caso, sería informarse sobre la viabilidad económica, equilibrio financiero, y estructura organizativa del Proveedor Tecnológico, son variables importantes y obvias que hay que tener muy en cuenta, pero que no es el objetivo principal de este artículo.



Asimismo otras características generales que serían interesantes averiguar sobre el Proveedor Tecnológico, son si tienen:

§ A los clientes bien atendidos.
§ A los empleados comprometidos con los objetivos de la empresa, y se sienten reconocidos.
§ A los socios y/o accionistas satisfechos con los resultados.

Y a nivel de procesos internos del Proveedor, tres serían las variables que se deben tener en mente a la hora de la elección del proveedor tecnológico, y en los que vamos a entrar en detalle:

   § Innovación.
   § Información.
   § Servicio.

§ Innovación: 


La capacidad de innovación que tenga un Proveedor de Software es un elemento clave a tener en cuenta en la selección del proveedor adecuado. La Innovación no va acompañada del tamaño de la Empresa Tecnológica, es decir, una Multinacional o una Gran Empresa, no es garantía de Innovación, a veces todo lo contrario, son precisamente estas Grandes Empresas las que debido a su estructura interna, a su entramado burocrático, y a su amplio y variado parque de clientes, las que más les cuesta la Innovación continua y la velocidad constante necesaria en un sector, y en unas aplicaciones software donde los cambios normativos y los cambios tecnológicos son una carga importante del mantenimiento y de las actualizaciones. 

§ Información:


Otro punto importante que debe tener en cuenta un Asesor de Empresas en la elección del proveedor, es la cantidad y calidad de información que este aporta. Los Proveedores Tecnológicos que desarrollan software específico para los Asesores de Empresas, están en contacto continuo con los distintos departamentos de la Administración que proporcionan la información mínima y necesaria, para la correcta adecuación del software a la normativa o a las exigencias tecnológicas, este contacto se realiza a través de contratos de colaboración; asimismo los proveedores tecnológicos deben manejar la normativa con antelación a que lo hagan los propios Asesores, puesto que dicha normativa la deben implantar en los correspondientes software. Esta información de primera mano que maneja el proveedor tecnológico, debe transmitirla a su vez a los Asesores de Empresa, por los distintos medios que proporciona la tecnología:

• Seminarios On Line o Presenciales sobre normativa.
• Seminarios On Line o Presenciales sobre cambios en las aplicaciones software.
• Web, videos y blogs con información relativa a normativa o tecnología de interés para el Asesor.
• Proactividad en las Redes Sociales.
• Eventos, Jornadas y Conferencias con contenido específico para los Asesores de Empresas.

§ Servicio:
El Servicio es la tercera e importante variable a tener en cuenta por el Asesor, a la hora de seleccionar un Proveedor Tecnológico. Para empezar es conveniente que el Proveedor Tecnológico sea el propio fabricante y desarrollador del Software que seleccionemos, nadie como los propios técnicos, analistas y desarrolladores de los programas, podrán dar una solución a las consultas, dudas, o necesidades que un Asesor puede necesitar a nivel general o en temas puntuales. El servicio de actualizaciones de los programas, debe ser ágil y eficiente, entendiéndose como ágil, que las actualizaciones siempre estarán en fecha puntual o incluso adelantándose a los periodos más críticos de vencimientos, y eficiente, en el sentido de que dichas actualizaciones deben ser completas y libre de errores. 




Otro servicio vital es el servicio de atención o soporte al cliente, para ello el Proveedor Tecnológico, debe contar con personal titulado y experiencia en cada una de las materias que resuelve el software (Laboral, Contable, Fiscal, etc.), con una gran capacidad de escucha al cliente, capacidad resolutiva y de síntesis, y con capacidad de gestión del estrés, debido al gran número de consultas y de diversidad casuística que se puede dar entre los usuarios de las aplicaciones. El Proveedor Tecnológico debe contar con recursos suficientes a nivel de comunicaciones, un call center automatizado, técnicos suficientes para los momentos de mayor actividad de consultas, diversos medios tecnológicos para dar solución a las consultas o dudas surgidas por el usuario (teléfono, fax, correo electrónico, sesiones remotas). El servicio de consultas también debe contar con el personal adecuado para la generación de la documentación tan importante y necesaria como soporte a los programas (ayudas, manuales, guías, blogs, seminarios, videos, etc ).

El servicio de formación se hace también necesario, sobre todo en la fase inicial de implantación del software, en cambios de personal en la Asesoría, o cuando los cambios en los programas son lo suficientemente importantes como para realizar una formación específica. El proveedor tecnológico debe contar con el personal cualificado para dar esta formación, e impartirla según el caso, de forma presencial o mediante webinarios. 

Otros servicios que también se deben considerar a la hora de seleccionar el Proveedor Tecnológico idóneo, es que tenga un servicio de Asesoramiento y Consultoría en Protección de Datos, teniendo en cuenta la cantidad y variedad de datos que el Asesor maneja como encargado de tratamiento, siendo estos datos de distintos responsables de ficheros, y datos de distintos niveles (bajo, medio y alto).

Y también es destacable que el Proveedor Tecnológico cuente con su propio servicio de Hardware y Mantenimiento de Sistemas Informáticos, nadie como el propio desarrollador de software, puede dar un servicio tan eficiente en esta área, porque nadie como él sabe la configuración, y los niveles de seguridad que deben tener los servidores, puestos de trabajo, o equipos remotos que un Asesor de Empresas tiene en su Asesoría.

Manuel Martínez Álvarez

Director General

Software para Asesores de Empresas (parte II)

Software de uso más innovador:

En este segundo apartado se incluyen aquellas aplicaciones que poco a poco el asesor va incluyendo como una necesidad, y que hasta hoy solo aquellos asesores que se pueden denominar como líderes en innovación ya tienen en su mecánica de trabajo.

§ MAESTRO DE CLIENTES: una de las ineficiencias que tienen los Asesores de Empresas en su sistema informático, es el uso de aplicaciones de distintos proveedores, lo que obliga a llevar bases de datos de clientes independientes, forzando a los usuarios a duplicar información de un mismo cliente tantas veces como aplicaciones se tengan instaladas, con la posibilidad de errores u omisión de información en algunas de las aplicaciones. Por otro lado algunos Asesores de Empresas trabajan en cada uno de sus departamentos como islas independientes, es decir que tratan la información de forma separada, y los usuarios de cada departamento son responsables de la información en sus respectivas aplicaciones. Teniendo en cuenta ambas cosas, la tendencia en innovación en este aspecto es que las aplicaciones permitan pero no obliguen la integración de la base de datos de clientes, y sea el propio Asesor quien de una forma sencilla pueda activar o desactivar la integración de dicha base de datos en las aplicaciones que desee y en cualquier momento, sin que ello signifique proceso traumáticos para los usuarios o con pérdidas de información.

§ COPIAS DE SEGURIDAD: uno de los activos más importantes que maneja una Asesoría de Empresas son los datos de todo tipo que trata de todos y cada uno de sus clientes, es por ello que es de vital importancia la copia de seguridad. Son muchos los métodos de copias de seguridad que los Asesores utilizan, copias a discos duros, a discos externos, a discos usb, a cintas, o cds, dvds etc, todas ellas pecando de algún que otro defecto, bien sea de lentitud, de seguridad, de incumplimiento normativo, o bien de facilidad de ejecución. Las copias de seguridad en cloud o en la nube, es un sistema que poco a poco están empezando a imponerse entre los Asesores de Empresas al igual que el resto de empresas, al ir desapareciendo el miedo a que los datos estén fuera de los locales de la propia empresa.

Las copias de seguridad tiene las siguientes ventajas:

• Sistema con un bajo coste, que permite contratar solo el espacio en disco necesario para las copias, e ir escalando para ampliar o reducir el espacio.
• Copia de seguridad fuera de la empresa, con lo que se cumple la normativa al efecto sobre la Protección de Datos.
• Programación ágil y sencilla de la tarea de la copia se seguridad, para que la copia se realice sin intervención manual de forma diaria, semanal, o mensual, y en horas de inactividad laboral, por lo que no interrumpe el trabajo a los usuarios.
• Sistema seguro y cifrado de los datos.
• Fácil recuperación de los datos desde cualquier sitio y a cualquier hora.
• Información detallada enviada por correo electrónico al usuario, del buen fin, o de cualquier incidencia, en la tarea de copia de seguridad.

Hay otra gran ventaja que ofrecen solo algunos software de copias de seguridad en la nube, y es antes de la copia, hacer una validación de las bases de datos, lo que proporciona la seguridad de que las bases de datos que se están copiando están libres de errores. Esta funcionalidad solo la puede ofrecer el propio proveedor de las aplicaciones software.

§ GESTIÓN DOCUMENTAL: de una forma resumida podemos decir que la Gestión Documental, es un conjunto de normas y prácticas que se usan para administrar y gestionar el flujo del gran número de documentos de todo tipo que entran, se generan y salen en una Asesoría de Empresas. Para ello es importante que la gestión se haga mediante un software especializado en la Gestión Documental y dirigido específicamente para la Asesoría de Empresas. Este en un tipo de software que cada vez se está utilizando más en los Despachos Profesionales. Este tipo de software debe permitir la entrada de documentos en la Gestión Documental, mediante una digitalización o escaneo simple de cada uno de los documentos, mediante una digitalización masiva de documentos, directamente mediante la exploración de documentos, o bien mediante la integración de documentos que se generan en otras aplicaciones. Esta digitalización debe tener la opción de digitalización y categorización inteligente mediante OCR, para que automáticamente cada documento se archive en su carpeta correspondiente de cliente, departamento y/o asunto, así como la asignación de palabras claves para su posterior búsqueda. Otras ventajas adicionales son: la búsqueda rápida de documentos por nombre de documento o por palabras clave, evitando que el usuario tenga que desplazarse de su puesto de trabajo en busca del documento físico, la posibilidad de compartir documentos entre los usuarios, la creación de versiones de un mismo documento, añadir notas a un documento, visualización previa del documento por pantalla, envío por correo electrónico del documento a los clientes, reducción del archivo físico, una ventaja a nivel ecológico porque reduce la  manipulación del papel impreso, y la posibilidad avanzada y de forma segura mediante Internet de compartir documentos directamente con los clientes.

§ GESTIÓN INTERNA DE TAREAS, AGENDA, Y COMUNICACIONES INTERNA: son muchas las tareas internas que se realizan en una Asesoría de Empresas a lo largo de un día de trabajo, cuyo rastro se pierde, tanto en la memoria de quienes la realizan, como a nivel testimonial e informativo dentro de la Asesoría. Solo aquellos Asesores de Empresas más innovadores, pueden hacer un seguimiento y una estadística de todas las tareas que realizan a cada uno de sus clientes, así como los usuarios que las han realizado, y no es un tema baladí, todo lo contrario, es una información muy valiosa a la hora de reclamaciones por parte de los clientes, o a la hora de plantear unas cuotas más equitativas según las tareas realizadas a cada cliente, y una visión general de la carga de trabajo de la propia Asesoría. Para llevar a cabo esta función es necesario el apoyo de una aplicación informática, en la que de una forma ágil y eficiente, se puedan ir cargando manual o automáticamente las tareas, actividades, o campañas periódicas que cada usuario realiza a cada cliente en particular. En esta carga además de los datos del usuario que realiza la tarea, y el cliente, debe dar la posibilidad de adjuntar documentos, de incluir horas de inicio y fin de la tarea, notas u observaciones, y seguimiento de la tarea. Esta Aplicación Software de Gestión Interna, debe tener incluido una Agenda de Tareas/Eventos/Visitas a nivel personal, departamental, o General de toda la Asesoría. También sería interesante que tenga una Gestión de Correos Internos, entre los usuarios de la Asesoría, para comunicaciones internas y relacionadas con la base de datos de clientes, evitando así las típicas notas en papel o los ya tradicionales pósits.

§ GESTIÓN DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS: desde la aprobación reglamentaria de la recepción de las Notificaciones Obligatorias de la AEAT, Seguridad Social, y otras Administraciones de forma electrónica, los Asesores de Empresas han ido tomando posición al respecto, en primer lugar de rechazo a ser ellos los receptores autorizados de las notificaciones electrónicas de sus clientes. Sin embargo el hecho de que dichas notificaciones abran la posibilidad a un tercero autorizado, está haciendo cambiar la postura de los Asesores, a verlo como una oportunidad más de servicio y de fidelización de sus clientes. No cabe duda que la recepción de las notificaciones en las propias plataformas de las distintas administraciones, o en la plataforma 060, es un consumo de recursos en tiempo importante, y una fuente de posibles errores, es necesario para ello la adquisición de estos software de reciente aparición en el mercado. Un Software que gestione las Notificaciones Electrónicas, debe avisar de forma inmediata al asesor de que alguno de sus clientes tiene alguna notificación pendiente de descargar, debe realizar la descarga de forma masiva de todas las notificaciones pendientes de sus clientes, deber permitir la descarga de las notificaciones con los certificados electrónicos de sus clientes, o bien con el propio certificado del asesor siempre que tenga autorización de sus clientes para hacerlo, también debe permitir hacer un seguimiento ágil de las notificaciones, adjuntar documentos, enviar a los clientes notificados por correo electrónico los distintos documentos adjuntos a la notificación, y crear tareas afines a la notificación para fechas futuras, todo ello integrado en la propia base de datos común de clientes.

§ GESTIÓN DE E-MAILS, LLAMADAS TELEFÓNICAS, Y VISITAS: otra información de vital importancia y que no se gestiona en la Asesoría de Empresas de forma global, es el envío y recepción de los correos electrónicos que se envían a clientes, organismos oficiales, proveedores, colaboradores, etc. Por regla general cada usuario guarda en su propio equipo los mails propios que ha enviado o recibido, teniendo por tanto el Asesor informaciones parciales de cada usuario. Un programa de gestión de e-mails, debe recoger la información de todos los e-mails y de todos los puestos de trabajo, para consultar de forma global los distintos correos que se enviaron o recibieron de cada remitente, pudiendo seleccionar o filtrar los e-mails por cliente, usuario, fechas, etc, y permitiendo el seguimiento de información y datos que son clave o de vital importancia para el Asesor de Empresas. Este mismo software debiera llevar el seguimiento de las visitas realizadas a clientes, o recibidas en el propio despacho, con una descripción detallada de fecha, hora, persona que atendió al cliente y motivo de dicha visita. Y lo mismo para las llamadas telefónicas, es de sobra sabido que una gran parte del tiempo de los Asesores de Empresas o sus empleados lo consumen en atención a los clientes de forma telefónica, al igual que pasa con los e-mails, toda esa información tan importante se pierde, no quedando rastro de a qué clientes y en qué fechas se ha contactado con ellos, incluso con una breve o ampliada descripción del motivo de la llamada y tiempo de cada una de estas llamadas. Un software específico de gestión de llamadas, que sustituya o se integre con la propia centralita, permite hacer un seguimiento de las llamadas telefónicas, que a veces puede evitar al Asesor de ciertos apuros, y permite de forma estadística saber picos de llamadas telefónicas atendidas, tanto en fechas como en horas, como en clientes y usuarios.

§ INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON CLIENTES: es evidente que entre Asesor y Clientes, se intercambia mucha información: datos económicos del cliente, datos de trabajadores, impuestos, notificaciones, facturas, y documentos de muchos tipos, por lo general toda esta información hasta la fecha se está moviendo en papel, e-mail, o telefónicamente, para después el asesor mucha de esta información, introducirla en sus propios programas, que generan una serie de cálculos, y una serie de resultados, que el propio asesor muchas veces devuelve a sus clientes en papel. Es una información de ida y vuelta y por lo general utilizando el más que sufrido A4. En una era digital y en pleno siglo XXI, el Asesor de Empresas, empieza a subirse al carro de la innovación, y aprovecharse de internet y de sus ventajas, para el intercambio de información de todo tipo con sus clientes. Distintos software están ya en el mercado, que permite el intercambio de información mediante la web, entre Asesor y Cliente. 

Las funcionalidades mínimas que debe tener este tipo de Software son:

• Web, personalizada para cada uno de sus clientes.
• Entrada segura mediante clave y contraseñas para cada cliente.
• Introducción por parte del cliente de datos de facturas, de datos laborales, o cualquier otro tipo de datos que sea importante para el asesor.
• Importación directa de dichos datos sin intervención manual, en las aplicaciones del Asesor.
• Gestión documental compartida entre Asesor y cliente.
• Generación automática de resultados que las propias aplicaciones del Asesor llevan a la carpeta de cada uno de sus clientes, para que éste de forma automática los pueda descargar.
• Correos electrónicos directos entre Asesor y Cliente.
• Posibilidad de un mínimo ERP, para que el cliente del asesor pueda generar y emitir sus propias facturas.

§ DIGITALIZACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS: la digitalización, registro, y contabilización automática de facturas, no se puede considerar como una aplicación innovadora a fecha de hoy, hace ya algunos años que este tipo de aplicaciones se anuncia en el mercado a bombo y platillo, hecho que parece pierde fuerza debido sobre todo a que las aplicaciones de Contabilidad ya permiten la digitalización de facturas, a que no se reduce tiempo en el registro y contabilización de facturas respecto a hacerlo manualmente desde un programa eficiente de Contabilidad, que en la digitalización se generan bastantes errores en el reconocimiento de los datos a la hora de registrarlos o contabilizarlos, sobre todo si se maneja muchos tipo de modelos de facturas, y que su coste en algunos casos es bastante elevado. A pesar de todo ello, es un tipo de aplicativos que está en el mercado, que no tienen muchos Asesores de Empresas, y que para algún tipo específico de Asesor le puede ser útil.

§ GESTOR DE APLICACIONES: el escritorio de un usuario en una Asesoría de Empresas, es como un puzle con muchas piezas y figuras distintas, que continuamente crece y crece de forma anárquica y sin orden alguno, según se van instalando nuevos programas, o nuevas versiones por apertura de nuevos años, con lo cual la búsqueda de un icono para ejecutar un programa es a veces una tarea tediosa. Algunas Empresas de Software, van desarrollando para sus clientes un Gestor de Aplicaciones para hacer esta tarea mucho más sencilla, es una aplicación que los Asesores de Empresas agradecen, y cada vez utilizan más. Un buen Gestor de Aplicaciones para un Asesor, debe proporcionar al usuario una administración propia y adaptada a los programas que tiene instalados, y a su forma de trabajar, pudiendo de forma sencilla poner en la pantalla principal aquellas aplicaciones que se utilizan más a menudo, y en pantallas secundarias el resto de aplicaciones, pero todo ello a gusto y necesidad del propio usuario. Asimismo el Gestor de Aplicaciones, debe ser una ventana de comunicación directa entre Usuario y Proveedor de Aplicaciones, para avisos de cualquier tipo, como pueden ser nuevas versiones, alarmas de incidencias, fechas de eventos, etc.

Manuel Martínez Álvarez

Director General

Software para Asesores de Empresas (parte I)

Teniendo en cuenta que los Asesores de Empresas, por lo general son autónomos o empresas de pequeña dimensión, y eso influye directamente en su capacidad para innovar, vamos a repasar en este artículo los distintos tipos de software que una Asesoría, utiliza o debiera utilizar.

En primer lugar y de forma obligada, cualquier sistema informático que se utilice en una Asesoría, debe tener instalado su sistema operativo de servidor o de usuario, por lo general, en una gran mayoría de casos, se utiliza Windows, y como paquete ofimático (Tratamiento de textos, Hoja de Cálculo, Presentaciones, Navegador, etc), el paquete más extendido es Office, también de Microsoft.

En menor medida, los asesores de empresas usan alternativas, unas veces por simpatía a otros fabricantes, otras por una mejor tecnología en general, y la mayoría por costes. Estas alternativas van desde el Sistema Operativo  Linux, hasta Sistemas Operativos para ordenadores IBM como los sistemas IBMSeries, pasando por los MAC-OS.

Es imprescindible una conexión a internet mediante Cable o Banda Ancha, para conectarse con las distintas administraciones, y para las actualizaciones del software que el asesor tiene instalado.

También se hace necesario una o varias cuentas de correo electrónico para la comunicación con la administración, con sus propios clientes y colaboradores.

Hasta aquí, el software de uso común necesario en cualquier asesoría de empresas, al igual que cualquier otro tipo de empresas.

Entrando en el software más específico para los Asesores de Empresas voy a distinguir entre dos tipos:

     § Software de uso común, habitual o tradicional.
     § Software de uso más innovador.


Software de uso común, habitual o tradicional:
En este apartado entrarían las aplicaciones software que por su relevancia son imprescindibles para el asesor, sin ellas la asesoría no podría funcionar, sería lo que a una fábrica son las máquinas necesarias para la fabricación de sus productos.

§ LABORAL: aplicación de Laboral, o también llamada de Gestión de Nóminas. En el mercado, los distintos proveedores de aplicaciones de gestión de nóminas han ido mejorando sus distintas aplicaciones, para adaptarlas a las exigencias normativas, y tecnológicas que tanto administración como clientes han ido exigiendo. En este proceso de adaptación y mejora, muchos proveedores tecnológicos no han podido seguir la velocidad y exigencia de los cambios y sus productos han quedado obsoletos, haciendo lo mínimo imprescindible y en tecnologías anticuadas, o bien directamente han dejado de mantener y actualizar esta aplicación, por lo que los asesores de empresas afectados se han visto en un proceso de cambio a otras aplicaciones que a veces les ha podido resultar traumático. A la hora de elegir cualquier solución informática es importante tener en cuenta el proveedor tecnológico así como las soluciones que aporta, si bien en el ámbito laboral, la elección se debe realizar con mucho mayor cuidado. También es importante tener especial atención que la aplicación Laboral elegida, esté abierto al tratamiento de distintos regímenes de la Seguridad Social.

§ CONTABILIDAD: todas las Asesorías de Empresas que ofrezcan a sus clientes el Servicio Contable, deben tener instalado en su Sistemas Informáticos una Aplicación Software de Contabilidad. También es una aplicación habitual que tienen los Asesores, y que por su grado de madurez, son muchas las empresas de Software que ofrecen este tipo de Aplicaciones.

§ FISCAL: esta aplicación puede formar parte del software de contabilidad, como un módulo adicional, o ser una aplicación independiente con una fuerte integración, tanto con la Contabilidad como con Laboral. La funcionalidad de esta aplicación es la gestión de los ingresos y gastos, y sus respectivos registros oficiales y/o obligatorios de aquellas empresas que no son sociedades, como pueden ser autónomos, profesionales, o empresas en módulos. Otra funcionalidad imprescindible, es la gestión de las autoliquidaciones y resúmenes anuales, de los distintos impuestos del IVA, IRPF, Operaciones Intracomunitarias, etc, de las empresas con personalidad tanto física como jurídica.

§ RENTA Y PATRIMONIO: aplicación también imprescindible para aquellos Asesores de Empresas, que hacen el Impuesto de la Renta y/o Patrimonio, a sus clientes, socios de sus empresas clientes, o también a contribuyentes individuales. Esta aplicación también debe tener como punto fuerte, la capacidad para el cálculo de las innumerables posibilidades de rendimientos, o deducciones que se pueden dar en un contribuyente, así como un eficiente integración con la AEAT, para el envío del impuesto y recepción de los acuses que la agencia devuelve después de su presentación.

§ IMPUESTO DE SOCIEDADES: otra aplicación cargada con un fuerte desarrollo de normativa fiscal, necesaria en aquellas asesorías que calculan el impuesto y confeccionan las cuentas anuales. Algunas aplicaciones contables, incorporan un pequeño módulo para la generación del impuesto, sin embargo otras aplicaciones son independientes pero con integración con dicho programa, esta segunda opción asegura una aplicación de mayor potencia de cálculo, de control y de memorización de partidas entre distintos años.

§ FACTURACIÓN: esta aplicación de mayor sencillez que las anteriores, pero también es importante para una Asesoría de Empresas que quiere llevar el control de su facturación, así como estadísticas, y la emisión de la factura electrónica a sus clientes, con la posibilidad de exportación de todos estos datos, al resto de las aplicaciones tanto de Contabilidad como de Fiscal.

Manuel Martínez Álvarez

Director General

Redes Sociales para Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales

En el mes de enero publicamos en este mismo blog el post: "Marketing para Despachos Profesionales: las ventajas del Marketing Digital", donde ya adelantábamos que, por su importancia y complejidad, las redes sociales merecían un artículo aparte.

Las redes sociales se han convertido en un protagonista indiscutible de Internet y así lo demuestran los millones de usuarios que interactuan a diario, especialmente desde que los smartphones irrumpieron en nuestras vidas. El hecho de tener un acceso permanente a la red y poder ser notificados en tiempo real de las interacciones de otros usuarios con nuestro perfil, han extendido el uso generalizado de las redes sociales, por lo que conviene reflexionar sobre las ventajas e inconvenientes del uso de perfiles corporativos y profesionales.

La mayoría de expertos en Marketing Digital coinciden en que las redes sociales son una herramienta ideal como escaparate empresarial, ya que permiten compartir contenidos e informaciones, dar a conocer valores de marca y empresa, promocionar productos y servicios e interactuar con clientes actuales y potenciales.

Cuatrecasas Gonçalves Pereira fue uno de los bufetes pioneros en implementar las redes sociales en su estrategia; su comunitiy manager, Jon Pérez,  está convencido de "que todos los despachos deberían animarse a participar en redes. De los grandes se espera, pues son referente y la gente quiere en ellos transparencia, cercanía e implicación social. Pero para los despachos más pequeños es una opción muy interesante, porque les permite notoriedad sin necesidad de invertir dinero en publicidad (...) Una buena presencia en redes permite generar reputación corporativa, que sí puede redundar en captación de negocio". Eva Brunch, socia de +MoreThanLaw asegura que "hay firmas con un trabajo muy intenso y bien hecho en redes, captan negocio de forma directa. Otros lo hace de forma indirecta, mediante la expansión de su red de colaboradores y prescriptores" (Fuente: Diario Expansión 21/08/2013).

David Esvertit, consultor de estrategia comercial y marketing de Jordi Amado & Consultores Asociados afirma que "sin lugar a dudas las redes sociales permiten mediante un conjunto de herramientas la posibilidad de promocionar los servicios y productos del despacho, encontrar nuevos clientes y/o proveedores así como identificar oportunidades a un coste asumible para cualquier organización, sin importar su tamaño. Nunca antes ha sido tan fácil darse notoriedad, hablar y comunicar lo que nuestro despacho puede ofrecer al mercado". (Fuente: http://www.amadoconsultores.com/)

¿Qué ventajas pueden aportar las redes sociales a mi empresa?

§ Identidad digital y reputación: tras la recomendación de un amigo, las redes sociales se han convertido en importantes prescriptores de consumo, ya que la mayoría de potenciales clientes, rastrean la red y más en concreto las redes sociales para escoger proveedores de bienes y servicios. Conocer lo que los clientes dicen de nosotros, de nuestra competencia o del sector en general, aporta información de importante valor para la toma de decisiones estratégicas, lo que unido a herramientas de monitorización que permitan un seguimiento "semiautomatizado" de nuestra reputación on line, supone una de las mejores armas para prevenir las posibles crisis que se puedan generar en la red.

§ "Branding" creación de valores de marca e identidad corporativa: sin olvidarnos de espacios web propios como la página web corporativa o el blog de empresa, las redes sociales son un escenario ideal para interactuar con gran parte de nuestro público objetivo y poder transmitir nuestra identidad y valores corporativos, siendo un vehículo idóneo para la especialización y la diferenciación respecto a nuestra competencia. En definitiva, se trata de expandir nuestra marca entre clientes actuales, potenciales y en el público en general; quizás no generemos venta directa ni impulsemos la decisión de compra, pero sí aumentaremos la penetración de nuestra marca en la mente del potencial cliente, incrementando su notoriedad ante una visita comercial. No olvidemos que 8 de cada 10 empresas presentes en las redes sociales se marcan este objetivo como prioritario. (Fuente: “El Marketing en Medios Sociales en España” – Territorio Creativo).

§ Relaciones Públicas y generación de leads: Internet es en el momento actual una herramienta fundamental de relaciones públicas, y si cabe más aún las redes sociales, ya que se basan en la interactuación de los internautas, sobre todo en lo que se refiere a la generación de contactos de interés y la detección de clientes potenciales. 

§ Fidelización de clientes: a medida que generemos una comunidad entorno a nuestra empresa, y que los clientes interactuen con nosotros tanto en nuestra web como en nuestros perfiles en las diferentes redes sociales, podremos evolucionar nuestra presencia en la red desde un mero emisor de información hacia un canal de comunicación directa, informal y rápida con los clientes. 

§ Posicionarse como experto: sobre un tema determinado, un área concreta, una polémica ley o noticia de actualidad, etc. Si bien en la era del 2.0 en la que nos encontramos, no basta sólo con decirlo, hay que compartir el conocimiento y demostrarlo. 

§ Fuente de información: internet en general y las redes sociales con más facilidad, son buenas herramientas para mantenernos informados de las novedades del sector, interactuar con otros agentes, seguir a perfiles relevantes en la materia, etc. Así podremos disponer de información de primera mano, escuchar los intereses e inquietudes sectoriales, aumentar el conocimiento que tenemos sobre nuestros clientes actuales y por supuesto, hacer un seguimiento cercano de las acciones de la competencia y de cómo responden  a estas acciones sus clientes y/o mercado potencial

§ Sinergias empresariales: las redes sociales son por definición un escenario de interactuación e interrelación, lo que multiplica las oportunidades de realizar alianzas estratégicas, acuerdos de colaboración o convenios con otros agentes de nuestro sector (asociaciones profesionales y agrupaciones empresariales, proveedores que complementen nuestra oferta comercial, miembros de la comunidad educativa que puedan participar en eventos propios, medios de comunicación que nos ayuden a publicitarnos, y un sinfín de posibilidades empresariales).

§ Geolocalización y Globalización: son dos términos de gran auge en el momento actual a los que nos abren las puertas las redes sociales. Los comentarios publicados en las redes sociales se pueden marcar a través de aplicaciones GPS (ya integradas como opción en algunas redes sociales), identificando el lugar desde el que han sido realizadas, lo que permite a los usuarios realizar búsquedas indexadas por área geográfica (es posible que nuestro cliente potencial esté interesado en contratar los servicios de una empresa que sea de su misma localidad o provincia, descartando las que estén fuera de ésta área). Al mismo tiempo la universalización y globalización de internet, permite el acceso de cualquier internauta al que el idioma no le suponga una barrera en la búsqueda de información, de modo que podemos hacer llegar nuestra oferta comercial superando las fronteras geográficas tradicionales.

§ Continuidad: cabe plantearse si es necesario o no tener presencia en redes sociales, quizá de momento consideremos que no nos interesa porque podemos llegar a nuestro público objetivo por los canales tradicionales, pero sin duda hay dos hechos objetivos que debemos tener en cuenta: 1.- las redes sociales atraen cada vez a más usuarios y es el entorno propio de los clientes potenciales jóvenes (y lo seguirá siendo según auguran los expertos); 2.- en el supuesto caso de que el uso de las redes sociales decaiga, lo que es seguro es que internet seguirá siendo fuente de información para los consumidores, por lo que tener presencia en redes sociales propicia una rápida adaptación a los entornos digitales novedosos que puedan surgir en el futuro.

A partir de la ventajas generales enumeradas, debemos identificar las que se adaptan a nuestra área de negocio y filosofía de empresa, para definir estrategias y tácticas que nos lleven a objetivos más concretos, como por ejemplo:

- Expandir nuestra marca más allá de la zona geográfica donde estemos asentados.

- Seguir las tendencias sectoriales: tanto del mercado como de la competencia, como por ejemplo, hacer un seguimiento de  las tendencias legales, conocer las opiniones de referencia frente a lo últimos cambios normativos y a las últimas reformas legislativas.

- Comprender actitudes de los clientes: a partir de información de primera mano sobre sus preocupaciones, demandas y valoraciones de la oferta del mercado.

- Mantener el contacto con clientes: como herramienta de fidelización las redes sociales son muy valorada por los usuarios por la cercanía e inmediatez de las respuestas.

- Contactar con potenciales clientes: no sólo identificarlos, sino conocerlos y poder recopilar información de interés que podermos usar, por ejemplo, en el diseño de nuestras promociones o en las visitas comerciales orientadas a la venta; además podemos intereactuar con ellos y darnos a conocer, ocupando un lugar en la mente del consumidor incluso antes de que adquiera alguno de nuestros productos, bienes y/o servicios.

¿Qué red social es la más adecuada para mi Asesoría, Gestoría o Despacho Profesional?

Desde que en 1995 Randy Conrads creó la primera red social para mantener el contacto con antiguos compañeros de clase, las redes sociales han ido proliferando en todo el mundo y se han especializado también por temática, tipo de usuario, modo de uso, etc.

Según publicó en marzo de este año el diario Expansión , las 10 redes sociales más usadas en España son:

1. Facebook

2. YouTube

3. Twitter

4. Tuenti

5. Badoo

6. LinkedIn –Instagram

7. Meetic

8. Pinterest

9. Odnoklassniki

10. Flickr

La gran variedad de redes sociales existentes pueden causar confusión e incertidumbre a la hora de escoger cuál es de verdad útil para nuestra Asesoría, Gestoría o Despacho Profesional.

§ Facebook es la red social por excelencia en el mundo, en enero de 2013, Facebook llegó a los 1230 millones de usuarios, de los cuáles hay más de 600 millones de usuarios móviles. En España cuenta con 10 millones de usuarios, si bien sólo 4,1 millones mantienen una actividad permanente. (Fuente: Wikipedia).

§ Twitter cuenta con más de 145 millones de usuarios en el mundo, de los cuales más de 85 suben tweets diariamente. Existen más de 300.000 aplicaciones de terceros desarrolladas entorno a este servicio. En España  se estima que existen acerca de 800.000 usuarios de Twitter (Fuente: Madrid Network). Según la lista Fortune Global 100 es la  red social preferida por las companías.

Sin embargo, según algunos expertos en el caso de España Twitter va en decadencia si lo comparamos con el auge de Facebook. El uso de Facebook va en aumento con respecto al uso de Twitter, ya que el número de usuarios registrados de Facebook en España es superior a los 4,1 millones mientras que el de Twitter no llega al millón de usuarios (Fuente: El Blog de Carlos Blanco ). La principal diferencia entre Facebook y Twitter es que éste último comenzó con un simple servicio de SMS de texto y desde una sencilla interface los usuarios suben breves mensajes (limitado a 140 caracteres) que además pueden acompañar de enlaces. No tiene juegos ni aplicaciones propias, no permite crear más de una página por perfil y la dinámica de navegación se basa en el rastreo de conversaciones (comentarios y respuestas). Otra de las diferencias es que en Facebook los resultados de los perfiles están posicionados en los buscadores, dependiendo del número de visitas, mientras que las de Twitter tienen menos visibilidad, dependen no ya del número de visitas, sino de las veces que esos comentarios sean replicados o “retweeteados”. En lo que ambas ya coinciden es en la inclusión de "perfiles y publicaciones promocionados", es decir, la integración de la publicidad en la plataforma.

§ LinkedIn es la red social profesional por excelencia, o al menos así se posicionó en sus inicios. Registra más de 70 millones de usuarios en el mundo y es la más antigua (año 2003). Con el tiempo se ha afianzado como web de reclutamiento para selecciones de personal, con especial éxito para la contratación de altos puestos directivos.

Mención aparte merece la red social Google Plus, que aunque a nivel de usuarios no termina de despegar en España, su uso se está extendiendo por la gran ayuda que supone para el posicionamiento, es decir porque contar con perfil de empresa en Google Plus nos ayudará a aparecer en las primeras posiciones de los principales buscadores.

Antes de decidir qué redes sociales son adecuadas para agregar valor a nuestro negocio, debemos plantearnos dos preguntas: ¿cuál es el objetivo que perseguimos con nuestra presencia en redes sociales? y ¿a qué público nos interesa dirigir nuestro mensaje?. Dependiendo de la respuesta nos convendrá más el uso de una red social respecto a otra, por ejemplo, si el objetivo es dar importancia a la imagen será más adecuado usar Instagram, Pinterest o Flickr, mientras que si el objetivo es compartir vídeos Youtube será la elegida; respecto al público al que nos dirigimos conviene conocer el tipo de usuarios de cada red social, por ejemplo en Badoo o Meetic (redes sociales de contactos personales) puede tener una excelente acogida una promoción sobre "Tramitación de divorcios", mientras que Tuenti puede resultar muy atractiva para el público jóven, como por ejemplo para promocionar los servicios de gestoría relacionados con los ciclomotores.

Para más información sobre redes sociales consultar "V Estudio anual de Redes Sociales" elaborado por Elogia.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación