Software para Asesores de Empresas (parte I)

Teniendo en cuenta que los Asesores de Empresas, por lo general son autónomos o empresas de pequeña dimensión, y eso influye directamente en su capacidad para innovar, vamos a repasar en este artículo los distintos tipos de software que una Asesoría, utiliza o debiera utilizar.

En primer lugar y de forma obligada, cualquier sistema informático que se utilice en una Asesoría, debe tener instalado su sistema operativo de servidor o de usuario, por lo general, en una gran mayoría de casos, se utiliza Windows, y como paquete ofimático (Tratamiento de textos, Hoja de Cálculo, Presentaciones, Navegador, etc), el paquete más extendido es Office, también de Microsoft.

En menor medida, los asesores de empresas usan alternativas, unas veces por simpatía a otros fabricantes, otras por una mejor tecnología en general, y la mayoría por costes. Estas alternativas van desde el Sistema Operativo  Linux, hasta Sistemas Operativos para ordenadores IBM como los sistemas IBMSeries, pasando por los MAC-OS.

Es imprescindible una conexión a internet mediante Cable o Banda Ancha, para conectarse con las distintas administraciones, y para las actualizaciones del software que el asesor tiene instalado.

También se hace necesario una o varias cuentas de correo electrónico para la comunicación con la administración, con sus propios clientes y colaboradores.

Hasta aquí, el software de uso común necesario en cualquier asesoría de empresas, al igual que cualquier otro tipo de empresas.

Entrando en el software más específico para los Asesores de Empresas voy a distinguir entre dos tipos:

     § Software de uso común, habitual o tradicional.
     § Software de uso más innovador.


Software de uso común, habitual o tradicional:
En este apartado entrarían las aplicaciones software que por su relevancia son imprescindibles para el asesor, sin ellas la asesoría no podría funcionar, sería lo que a una fábrica son las máquinas necesarias para la fabricación de sus productos.

§ LABORAL: aplicación de Laboral, o también llamada de Gestión de Nóminas. En el mercado, los distintos proveedores de aplicaciones de gestión de nóminas han ido mejorando sus distintas aplicaciones, para adaptarlas a las exigencias normativas, y tecnológicas que tanto administración como clientes han ido exigiendo. En este proceso de adaptación y mejora, muchos proveedores tecnológicos no han podido seguir la velocidad y exigencia de los cambios y sus productos han quedado obsoletos, haciendo lo mínimo imprescindible y en tecnologías anticuadas, o bien directamente han dejado de mantener y actualizar esta aplicación, por lo que los asesores de empresas afectados se han visto en un proceso de cambio a otras aplicaciones que a veces les ha podido resultar traumático. A la hora de elegir cualquier solución informática es importante tener en cuenta el proveedor tecnológico así como las soluciones que aporta, si bien en el ámbito laboral, la elección se debe realizar con mucho mayor cuidado. También es importante tener especial atención que la aplicación Laboral elegida, esté abierto al tratamiento de distintos regímenes de la Seguridad Social.

§ CONTABILIDAD: todas las Asesorías de Empresas que ofrezcan a sus clientes el Servicio Contable, deben tener instalado en su Sistemas Informáticos una Aplicación Software de Contabilidad. También es una aplicación habitual que tienen los Asesores, y que por su grado de madurez, son muchas las empresas de Software que ofrecen este tipo de Aplicaciones.

§ FISCAL: esta aplicación puede formar parte del software de contabilidad, como un módulo adicional, o ser una aplicación independiente con una fuerte integración, tanto con la Contabilidad como con Laboral. La funcionalidad de esta aplicación es la gestión de los ingresos y gastos, y sus respectivos registros oficiales y/o obligatorios de aquellas empresas que no son sociedades, como pueden ser autónomos, profesionales, o empresas en módulos. Otra funcionalidad imprescindible, es la gestión de las autoliquidaciones y resúmenes anuales, de los distintos impuestos del IVA, IRPF, Operaciones Intracomunitarias, etc, de las empresas con personalidad tanto física como jurídica.

§ RENTA Y PATRIMONIO: aplicación también imprescindible para aquellos Asesores de Empresas, que hacen el Impuesto de la Renta y/o Patrimonio, a sus clientes, socios de sus empresas clientes, o también a contribuyentes individuales. Esta aplicación también debe tener como punto fuerte, la capacidad para el cálculo de las innumerables posibilidades de rendimientos, o deducciones que se pueden dar en un contribuyente, así como un eficiente integración con la AEAT, para el envío del impuesto y recepción de los acuses que la agencia devuelve después de su presentación.

§ IMPUESTO DE SOCIEDADES: otra aplicación cargada con un fuerte desarrollo de normativa fiscal, necesaria en aquellas asesorías que calculan el impuesto y confeccionan las cuentas anuales. Algunas aplicaciones contables, incorporan un pequeño módulo para la generación del impuesto, sin embargo otras aplicaciones son independientes pero con integración con dicho programa, esta segunda opción asegura una aplicación de mayor potencia de cálculo, de control y de memorización de partidas entre distintos años.

§ FACTURACIÓN: esta aplicación de mayor sencillez que las anteriores, pero también es importante para una Asesoría de Empresas que quiere llevar el control de su facturación, así como estadísticas, y la emisión de la factura electrónica a sus clientes, con la posibilidad de exportación de todos estos datos, al resto de las aplicaciones tanto de Contabilidad como de Fiscal.

Manuel Martínez Álvarez

Director General