En este segundo apartado se incluyen aquellas aplicaciones que poco a poco el asesor va incluyendo como una necesidad, y que hasta hoy solo aquellos asesores que se pueden denominar como líderes en innovación ya tienen en su mecánica de trabajo.
§ MAESTRO DE CLIENTES: una de las ineficiencias que tienen los Asesores de Empresas en su sistema informático, es el uso de aplicaciones de distintos proveedores, lo que obliga a llevar bases de datos de clientes independientes, forzando a los usuarios a duplicar información de un mismo cliente tantas veces como aplicaciones se tengan instaladas, con la posibilidad de errores u omisión de información en algunas de las aplicaciones. Por otro lado algunos Asesores de Empresas trabajan en cada uno de sus departamentos como islas independientes, es decir que tratan la información de forma separada, y los usuarios de cada departamento son responsables de la información en sus respectivas aplicaciones. Teniendo en cuenta ambas cosas, la tendencia en innovación en este aspecto es que las aplicaciones permitan pero no obliguen la integración de la base de datos de clientes, y sea el propio Asesor quien de una forma sencilla pueda activar o desactivar la integración de dicha base de datos en las aplicaciones que desee y en cualquier momento, sin que ello signifique proceso traumáticos para los usuarios o con pérdidas de información.
§ COPIAS DE SEGURIDAD: uno de los activos más importantes que maneja una Asesoría de Empresas son los datos de todo tipo que trata de todos y cada uno de sus clientes, es por ello que es de vital importancia la copia de seguridad. Son muchos los métodos de copias de seguridad que los Asesores utilizan, copias a discos duros, a discos externos, a discos usb, a cintas, o cds, dvds etc, todas ellas pecando de algún que otro defecto, bien sea de lentitud, de seguridad, de incumplimiento normativo, o bien de facilidad de ejecución. Las copias de seguridad en cloud o en la nube, es un sistema que poco a poco están empezando a imponerse entre los Asesores de Empresas al igual que el resto de empresas, al ir desapareciendo el miedo a que los datos estén fuera de los locales de la propia empresa.
Las copias de seguridad tiene las siguientes ventajas:
- Sistema con un bajo coste, que permite contratar solo el espacio en disco necesario para las copias, e ir escalando para ampliar o reducir el espacio.
- Copia de seguridad fuera de la empresa, con lo que se cumple la normativa al efecto sobre la Protección de Datos.
- Programación ágil y sencilla de la tarea de la copia se seguridad, para que la copia se realice sin intervención manual de forma diaria, semanal, o mensual, y en horas de inactividad laboral, por lo que no interrumpe el trabajo a los usuarios.
- Sistema seguro y cifrado de los datos.
- Fácil recuperación de los datos desde cualquier sitio y a cualquier hora.
- Información detallada enviada por correo electrónico al usuario, del buen fin, o de cualquier incidencia, en la tarea de copia de seguridad.
Hay otra gran ventaja que ofrecen solo algunos software de copias de seguridad en la nube, y es antes de la copia, hacer una validación de las bases de datos, lo que proporciona la seguridad de que las bases de datos que se están copiando están libres de errores. Esta funcionalidad solo la puede ofrecer el propio proveedor de las aplicaciones software.
§ GESTIÓN DOCUMENTAL: de una forma resumida podemos decir que la Gestión Documental, es un conjunto de normas y prácticas que se usan para administrar y gestionar el flujo del gran número de documentos de todo tipo que entran, se generan y salen en una Asesoría de Empresas. Para ello es importante que la gestión se haga mediante un software especializado en la Gestión Documental y dirigido específicamente para la Asesoría de Empresas. Este en un tipo de software que cada vez se está utilizando más en los Despachos Profesionales. Este tipo de software debe permitir la entrada de documentos en la Gestión Documental, mediante una digitalización o escaneo simple de cada uno de los documentos, mediante una digitalización masiva de documentos, directamente mediante la exploración de documentos, o bien mediante la integración de documentos que se generan en otras aplicaciones. Esta digitalización debe tener la opción de digitalización y categorización inteligente mediante OCR, para que automáticamente cada documento se archive en su carpeta correspondiente de cliente, departamento y/o asunto, así como la asignación de palabras claves para su posterior búsqueda. Otras ventajas adicionales son: la búsqueda rápida de documentos por nombre de documento o por palabras clave, evitando que el usuario tenga que desplazarse de su puesto de trabajo en busca del documento físico, la posibilidad de compartir documentos entre los usuarios, la creación de versiones de un mismo documento, añadir notas a un documento, visualización previa del documento por pantalla, envío por correo electrónico del documento a los clientes, reducción del archivo físico, una ventaja a nivel ecológico porque reduce la manipulación del papel impreso, y la posibilidad avanzada y de forma segura mediante Internet de compartir documentos directamente con los clientes.
§ GESTIÓN INTERNA DE TAREAS, AGENDA, Y COMUNICACIONES INTERNA: son muchas las tareas internas que se realizan en una Asesoría de Empresas a lo largo de un día de trabajo, cuyo rastro se pierde, tanto en la memoria de quienes la realizan, como a nivel testimonial e informativo dentro de la Asesoría. Solo aquellos Asesores de Empresas más innovadores, pueden hacer un seguimiento y una estadística de todas las tareas que realizan a cada uno de sus clientes, así como los usuarios que las han realizado, y no es un tema baladí, todo lo contrario, es una información muy valiosa a la hora de reclamaciones por parte de los clientes, o a la hora de plantear unas cuotas más equitativas según las tareas realizadas a cada cliente, y una visión general de la carga de trabajo de la propia Asesoría. Para llevar a cabo esta función es necesario el apoyo de una aplicación informática, en la que de una forma ágil y eficiente, se puedan ir cargando manual o automáticamente las tareas, actividades, o campañas periódicas que cada usuario realiza a cada cliente en particular. En esta carga además de los datos del usuario que realiza la tarea, y el cliente, debe dar la posibilidad de adjuntar documentos, de incluir horas de inicio y fin de la tarea, notas u observaciones, y seguimiento de la tarea. Esta Aplicación Software de Gestión Interna, debe tener incluido una Agenda de Tareas/Eventos/Visitas a nivel personal, departamental, o General de toda la Asesoría. También sería interesante que tenga una Gestión de Correos Internos, entre los usuarios de la Asesoría, para comunicaciones internas y relacionadas con la base de datos de clientes, evitando así las típicas notas en papel o los ya tradicionales pósits.
§ GESTIÓN DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS: desde la aprobación reglamentaria de la recepción de las Notificaciones Obligatorias de la AEAT, Seguridad Social, y otras Administraciones de forma electrónica, los Asesores de Empresas han ido tomando posición al respecto, en primer lugar de rechazo a ser ellos los receptores autorizados de las notificaciones electrónicas de sus clientes. Sin embargo el hecho de que dichas notificaciones abran la posibilidad a un tercero autorizado, está haciendo cambiar la postura de los Asesores, a verlo como una oportunidad más de servicio y de fidelización de sus clientes. No cabe duda que la recepción de las notificaciones en las propias plataformas de las distintas administraciones, o en la plataforma 060, es un consumo de recursos en tiempo importante, y una fuente de posibles errores, es necesario para ello la adquisición de estos software de reciente aparición en el mercado. Un Software que gestione las Notificaciones Electrónicas, debe avisar de forma inmediata al asesor de que alguno de sus clientes tiene alguna notificación pendiente de descargar, debe realizar la descarga de forma masiva de todas las notificaciones pendientes de sus clientes, deber permitir la descarga de las notificaciones con los certificados electrónicos de sus clientes, o bien con el propio certificado del asesor siempre que tenga autorización de sus clientes para hacerlo, también debe permitir hacer un seguimiento ágil de las notificaciones, adjuntar documentos, enviar a los clientes notificados por correo electrónico los distintos documentos adjuntos a la notificación, y crear tareas afines a la notificación para fechas futuras, todo ello integrado en la propia base de datos común de clientes.
§ GESTIÓN DE E-MAILS, LLAMADAS TELEFÓNICAS, Y VISITAS: otra información de vital importancia y que no se gestiona en la Asesoría de Empresas de forma global, es el envío y recepción de los correos electrónicos que se envían a clientes, organismos oficiales, proveedores, colaboradores, etc. Por regla general cada usuario guarda en su propio equipo los mails propios que ha enviado o recibido, teniendo por tanto el Asesor informaciones parciales de cada usuario. Un programa de gestión de e-mails, debe recoger la información de todos los e-mails y de todos los puestos de trabajo, para consultar de forma global los distintos correos que se enviaron o recibieron de cada remitente, pudiendo seleccionar o filtrar los e-mails por cliente, usuario, fechas, etc, y permitiendo el seguimiento de información y datos que son clave o de vital importancia para el Asesor de Empresas. Este mismo software debiera llevar el seguimiento de las visitas realizadas a clientes, o recibidas en el propio despacho, con una descripción detallada de fecha, hora, persona que atendió al cliente y motivo de dicha visita. Y lo mismo para las llamadas telefónicas, es de sobra sabido que una gran parte del tiempo de los Asesores de Empresas o sus empleados lo consumen en atención a los clientes de forma telefónica, al igual que pasa con los e-mails, toda esa información tan importante se pierde, no quedando rastro de a qué clientes y en qué fechas se ha contactado con ellos, incluso con una breve o ampliada descripción del motivo de la llamada y tiempo de cada una de estas llamadas. Un software específico de gestión de llamadas, que sustituya o se integre con la propia centralita, permite hacer un seguimiento de las llamadas telefónicas, que a veces puede evitar al Asesor de ciertos apuros, y permite de forma estadística saber picos de llamadas telefónicas atendidas, tanto en fechas como en horas, como en clientes y usuarios.§ INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON CLIENTES: es evidente que entre Asesor y Clientes, se intercambia mucha información: datos económicos del cliente, datos de trabajadores, impuestos, notificaciones, facturas, y documentos de muchos tipos, por lo general toda esta información hasta la fecha se está moviendo en papel, e-mail, o telefónicamente, para después el asesor mucha de esta información, introducirla en sus propios programas, que generan una serie de cálculos, y una serie de resultados, que el propio asesor muchas veces devuelve a sus clientes en papel. Es una información de ida y vuelta y por lo general utilizando el más que sufrido A4. En una era digital y en pleno siglo XXI, el Asesor de Empresas, empieza a subirse al carro de la innovación, y aprovecharse de internet y de sus ventajas, para el intercambio de información de todo tipo con sus clientes. Distintos software están ya en el mercado, que permite el intercambio de información mediante la web, entre Asesor y Cliente.
Las funcionalidades mínimas que debe tener este tipo de Software son:
- Web, personalizada para cada uno de sus clientes.
- Entrada segura mediante clave y contraseñas para cada cliente.
- Introducción por parte del cliente de datos de facturas, de datos laborales, o cualquier otro tipo de datos que sea importante para el asesor.
- Importación directa de dichos datos sin intervención manual, en las aplicaciones del Asesor.
- Gestión documental compartida entre Asesor y cliente.
- Generación automática de resultados que las propias aplicaciones del Asesor llevan a la carpeta de cada uno de sus clientes, para que éste de forma automática los pueda descargar.
- Correos electrónicos directos entre Asesor y Cliente.
- Posibilidad de un mínimo ERP, para que el cliente del asesor pueda generar y emitir sus propias facturas.
§ DIGITALIZACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS: la digitalización, registro, y contabilización automática de facturas, no se puede considerar como una aplicación innovadora a fecha de hoy, hace ya algunos años que este tipo de aplicaciones se anuncia en el mercado a bombo y platillo, hecho que parece pierde fuerza debido sobre todo a que las aplicaciones de Contabilidad ya permiten la digitalización de facturas, a que no se reduce tiempo en el registro y contabilización de facturas respecto a hacerlo manualmente desde un programa eficiente de Contabilidad, que en la digitalización se generan bastantes errores en el reconocimiento de los datos a la hora de registrarlos o contabilizarlos, sobre todo si se maneja muchos tipo de modelos de facturas, y que su coste en algunos casos es bastante elevado. A pesar de todo ello, es un tipo de aplicativos que está en el mercado, que no tienen muchos Asesores de Empresas, y que para algún tipo específico de Asesor le puede ser útil.
§ GESTOR DE APLICACIONES: el escritorio de un usuario en una Asesoría de Empresas, es como un puzle con muchas piezas y figuras distintas, que continuamente crece y crece de forma anárquica y sin orden alguno, según se van instalando nuevos programas, o nuevas versiones por apertura de nuevos años, con lo cual la búsqueda de un icono para ejecutar un programa es a veces una tarea tediosa. Algunas Empresas de Software, van desarrollando para sus clientes un Gestor de Aplicaciones para hacer esta tarea mucho más sencilla, es una aplicación que los Asesores de Empresas agradecen, y cada vez utilizan más. Un buen Gestor de Aplicaciones para un Asesor, debe proporcionar al usuario una administración propia y adaptada a los programas que tiene instalados, y a su forma de trabajar, pudiendo de forma sencilla poner en la pantalla principal aquellas aplicaciones que se utilizan más a menudo, y en pantallas secundarias el resto de aplicaciones, pero todo ello a gusto y necesidad del propio usuario. Asimismo el Gestor de Aplicaciones, debe ser una ventana de comunicación directa entre Usuario y Proveedor de Aplicaciones, para avisos de cualquier tipo, como pueden ser nuevas versiones, alarmas de incidencias, fechas de eventos, etc.
Manuel Martínez Álvarez
Director General
