Instrucciones para cumplimentar el nuevo modelo 303 (parte I)

Iniciamos una serie de artículos donde vamos a explicar cómo cumplimentar el nuevo modelo 303.

Identificación

La primera parte del modelo, junto con los datos identificativos del sujeto pasivo, incluye una serie de casillas que informan de determinadas situaciones del mismo. Son bastantes descriptivas por lo que sólo nos centraremos en las que podrían generar más dudas:

• “Fecha en que se dictó el auto de declaración de concurso”, esta casilla solo debe rellenarse si el sujeto pasivo ha sido declarado en concurso de acreedores en el período al que corresponde la autoliquidación (por ejemplo, sólo se rellenaría en el primer trimestre si el auto de declaración del concurso fuera dictado entre el 01 de enero y el 31 de marzo del ejercicio correspondiente).

• En relación a las casillas “Preconcursal” y “Postconcursal”, donde ocurriría lo mismo que en la casilla anterior, debemos tener en cuenta que el modelo que tenga la marca “Preconcursal” incluirá las operaciones devengadas hasta la fecha informada en el apartado anterior y, el que tenga la marca “Postconcursal”, incluirá las operaciones devengadas desde esa fecha. 

• La marca SI en las casillas “Opción por la aplicación de la prorrata especial…” y “Revocación de la opción por la aplicación de la prorrata especial…” sólo tendrá efecto en el cuarto trimestre (ó en el mes 12, en caso de periodicidad mensual).

Liquidación. Régimen general. IVA devengado
Este apartado lo cumplimentarán aquellos sujetos pasivos que antes presentaban el modelo 303, el 370 o el 371.

Existen importantes diferencias con el anterior modelo 303 que deben ser tenidas en cuenta antes de confeccionar el modelo. Para hacer una exposición más clara describiremos cada grupo de casillas haciendo referencia a las diferencias con campañas anteriores:

• Casillas 01 a 09 (“Régimen general”): bases imponibles gravadas, en su caso, a los tipos del 4%, 10% y 21%, el tipo aplicable y las cuotas resultantes correspondientes a operaciones interiores en las que no haya inversión del sujeto pasivo.
  
  Estas casillas ya no incluirán ni bases ni cuotas rectificadas (facturas rectificativas). Además, las casillas 02-05-08 (Tipo %) sólo admitirán los valores 4, 10, 21, por lo tanto desaparece la posibilidad de incluir el tipo resultante del cociente entre la cuota y la base imponible declarada o cualquier tipo impositivo no vigente.
  
  Si el declarante tiene que incluir una base y cuota de un tipo impositivo no vigente o una factura rectificativa deberá hacerlo en las casillas 14-15.
  
  Resumiendo, podríamos decir que se incluyen todas las facturas que el sujeto pasivo haya emitido a sus clientes o deudores a los tipos 4, 10 ó 21 y que no rectifiquen ninguna factura previa.

• Casillas 10 y 11 (“Adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios”): se harán constar las bases imponibles gravadas correspondientes al total de adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios realizadas en el período de liquidación, y la cuota resultante.
  
  Al fin el modelo 303 refleja la información en consonancia con el modelo 349, incluyendo tanto las adquisiciones de bienes como las de servicios.
  
  Por lo tanto incluiremos todas las facturas recibidas que provengan de un operador intracomunitario de otro Estado miembro por las que el sujeto pasivo haya tenido que autorrepercutirse IVA. Este apartado tampoco incluirá las facturas rectificativas.

• Casillas 12 y 13 (“Otras operaciones con inversión del sujeto pasivo”): se consignarán las bases imponibles y de las cuotas devengadas en el periodo de liquidación por inversión del sujeto pasivo (artículo 84. Uno. 2.º y 4.º de la Ley del IVA) cuando tengan su origen en operaciones distintas de las consignadas en las casillas 10 y 11.
  
  En anteriores campañas, estas operaciones se incluían en las casillas del “Régimen general”.

• Casillas 14 y 15 (“Modificación de bases y cuotas”): se hará constar con el signo que corresponda la modificación de bases imponibles y cuotas de operaciones en las que concurra cualquiera de las causas previstas en el artículo 80 de la LIVA (Artículo 24, apartado 1 y 2 del RIVA), así como cualquier otra modificación de bases y cuotas (Artículo 24, apartado 3 del RIVA).
  
  En estas casillas irán por tanto, todas las facturas rectificativas y, en general, cualquier factura emitida por el sujeto pasivo con un tipo impositivo no vigente.

• Casillas 16 a 24 (“Recargo de equivalencia”): se harán constar las bases imponibles gravadas, en su caso, a los tipos del 0,5%, 1,4%, 5,2% y 1,75%, el tipo aplicable y el recargo resultante.
  
  Estas casillas ya no incluirán las bases ni recargos rectificados (facturas rectificativas). Las casillas 17-20-21 (Tipo %) sólo admitirán los valores 0,5, 1,4, 5,2 y 1,75, por lo tanto desaparece la posibilidad de incluir tipo resultante del cociente entre el recargo y la base imponible declarada y cualquier recargo no vigente (1 ó 4).
  
  Si el declarante tiene que incluir una base y recargo no vigente deberá hacerlo en las casillas 25-26.
  
  Resumiendo, podríamos decir que se incluyen todas las facturas que el mayorista haya emitido a sus clientes o deudores con los recargos 0,5, 1,4, 5,2 y 1,75 y que no rectifiquen ninguna factura previa.

• Casillas 24 y 25 (“Modificación de bases y cuotas del recargo de equivalencia”): contenido semejante a las casillas 14 y 15 pero relativo a recargos.

Ana Docabo Madriñán

Responsable Dpto. Fiscal

Marketing para Despachos Profesionales: las ventajas del Marketing Digital

A menudo nos encontramos con referencias al término de “marketing”, asociado a los tradicionales conceptos de “técnicas de ventas” y “estrategias comerciales” pero realmente ¿qué es el marketing?

Según la definición del considerado padre del marketing moderno: Philip Kotler: “es el proceso social y administrativo por el que los grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios».

Si profundizamos en la teoría del marketing podemos encontrar complejos estudios que van desde la teoría del “Marketing Mix”, pasando por las teorías basadas en la diferenciación de la competencia llamadas “Estrategias de Orientación”, hasta el llamado método “AIDA” o muchos otros modelos, matrices y análisis como el clásico “DAFO” (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). Frecuentemente estas teorías sólo son válidas para grandes empresas que realizan fuertes inversiones, o para determinados sectores que se dirigen al consumidor final, por lo que en este artículo nos centraremos en el marketing referido al sector de Asesores de Empresas, Gestorías y Despachos Profesionales, con independencia del tamaño de la empresa.

Son las cuatro fases por las que avanza un usuario para convertirse finalmente en un cliente: utilizado en multitud de estrategias de marketing, y, sobretodo, de marketing online. Fuente: abc.es  -   Leer más.

El Plan de Marketing de un Despacho Profesional
Partiendo del proceso de marketing definido por Philip Kotler vamos a definir nuestro plan de marketing digital, para materializar cada fase en tácticas y acciones concretas, aptas para cualquier despacho profesional que esté dispuesto a invertir en diseño/creatividad y tiempo para la gestión/seguimiento de estas acciones:

1.- Investigación del mercado y entorno económico
Se trata de analizar el contexto económico en el que desarrollamos nuestra actividad; la tan mencionada crisis actual es por ejemplo un factor determinante en este momento. También es importante identificar a nuestros competidores y realizar un seguimiento de las acciones que desarrollan (política de precios, ofertas comerciales, servicios añadidos que ofrecen, etc.). No se trata de copiar a la competencia, sino de conocerla para saber nuestros puntos fuertes y débiles, aspecto fundamental a la hora de diseñar nuestro mensaje comercial.

2.- Definir el mercado objetivo

Tenemos que identificar y delimitar el mercado al que nos dirigimos, centrar en ellos nuestros mensajes comerciales y en la medida de lo posible, segmentarlo en subgrupos más específicos a los que podamos dirigir una oferta comercial concreta. Por ejemplo: pequeñas y medianas empresas de nuestra provincia, segmentadas en 3 grupos: autónomos, pequeñas empresas y empresas de mayor tamaño.

3.- Establecer nuestra estrategia de marketing

Para elaborar nuestra estrategia de marketing necesitamos definir nuestro objetivo, por ejemplo “aumentar la cartera de clientes” y asignar unos recursos (inversión económica en caso de contrataciones con proveedores externos, personal interno asignado a estas tareas y tiempo de dedicación) y delimitación en el tiempo del plan de marketing definiendo una fecha de comienzo y una fecha de evaluación de resultados.

4.- Marketing Mix

Esta es la parte del proceso en que establecemos nuestro Plan de marketing, si antes definimos la estrategia, ahora debemos precisar las tácticas que emplearemos. Debemos definir y acotar nuestra política comercial, es decir, basándonos en las llamadas 4 Pes (Producto, precio, promoción y distribución) debemos establecer qué productos y servicios queremos promocionar y cómo. Siguiendo con el ejemplo podemos establecer nuestro marketing mix creando 3 packs de servicios, dirigidos a satisfacer las necesidades particulares de cada uno de nuestros 3 segmentos, con diferentes precios (por ejemplo tarifa plana para autónomos, pago mensual para pequeñas empresas y modo de pago anual para las empresas medianas) y usando diferentes canales para su promoción (por ejemplo si usamos redes sociales podemos segmentar también a nuestros seguidores).

5.- Control del plan de marketing 
Como decía un memorable slogan publicitario de la marca Pirelli: “La potencia sin control no sirve de nada”, esta misma afirmación podemos aplicarla al marketing. De nada servirán todos nuestros esfuerzos, si no realizamos un seguimiento que nos indique que vamos en el camino correcto o por el contrario, nos avise a tiempo de que no estamos consiguiendo los objetivos marcados. Un indicador muy usado para este tipo de mediciones es el "ROI" ("retorno de la inversión" por sus siglas en inglés) que se obtiene como resultado de dividir las ventas conseguidas, entre la inversión realizada. Ampliar información.

Las ventajas del Marketing Digital
Desde la irrupción de Internet en nuestras vidas en los años 90, si en algo se han puesto de acuerdo los teóricos es que Internet ha democratizado el acceso a la información, haciéndola más accesible para el consumidor/cliente potencial, pero también brindando nuevas oportunidades a las empresas.

Gracias a Internet y la comunicación digital que favorece, las empresas pueden desarrollar acciones de marketing, con una gran capacidad de difusión entre el público potencial o mercado objetivo al que se dirige y con muchos menos recursos y costes que en el marketing tradicional.

Por ejemplo se puede sustituir la cara inversión publicitaria tradicional (anuncios en prensa, vallas, cuñas radiofónicas, inclusión en guías de empresas en papel, envíos postales, etc.), por acciones de marketing digital en las que se eliminan ciertos costes como la impresión y se abaratan enormemente los costes de producción, limitándose a la inversión del tiempo que necesitamos para la gestión y diseño de estas acciones. Es importante destacar que el éxito de estas acciones dependerá en gran medida de la creatividad del diseño, es decir de la capacidad que tengamos para “llamar la atención” ya sea a través de imágenes impactantes, eslóganes atrayentes y/o diseños llamativos, por ello cabe plantearse, en función de nuestra propia capacidad, la necesidad, o no, de contar con una agencia de diseño o diseñador freelance que pueda desempeñar estas tareas.

A continuación sugerimos diversas acciones a incluir en el plan de marketing digital de cualquier Despacho Profesional:

§   Página web: no es imprescindible y se puede sustituir por otros espacios webs como los perfiles en redes sociales, pero sí es muy recomendable, ya que será el punto de información al que acudirán los potenciales clientes. Es muy importante que nuestros datos de contacto sean accesibles fácilmente.

§   Google Maps: herramienta gratuita que facilita nuestra localización y visibilidad en Internet, importante identificarnos como propietarios del negocio para poder editar y manejar la información sobre nosotros mismos.

§   Posicionamiento SEO y SEM: de nada nos valdrá tener una página web actualizada y atractiva sino aparecemos en los buscadores. Darse de alta en directorios de empresa, registrarse en los buscadores, utilizar un lenguaje de programación con las “palabras clave” (tags) adecuadas y actualizar el contenido web con cierta periodicidad es un buen punto de partida.

§   Envío de emailing: diseñar campañas de publicidad que enviaremos por correo electrónico, tanto ofreciendo nuevos productos y servicios a clientes actuales, o dando a conocer nuestros productos y servicios a potenciales clientes (cuyas direcciones de email sean de fuentes públicas o nos hayan expresado su consentimiento por escrito).

Fuente: www.marketingactual.es

§   Landing Pages o Páginas de aterrizajes: es la conversión de la campaña publicitaria en un formato html que cuelgue de nuestro sitio web, con el fin de que el navegante complete una acción (por ejemplo, enviar un email solicitándonos más información). Es una herramienta muy útil para la medición de resultados (saber quién entró, cuándo, cuanto tiempo estuvo viendo nuestra oferta, etc) a la vez que generamos tráfico hacia nuestra web, mejorando nuestro posicionamiento en los buscadores.

§   Redes Sociales: crear un perfil corporativo en redes sociales como Facebook, Twitter, LindkeIn o Google Plus es una excelente táctica tanto para la generación de nuevos contactos comerciales como para la fidelización de los clientes actuales. Cada red social tiene sus peculiaridades y las posibilidades son tan numerosas y variopintas que este tema requiere un artículo aparte.

§   Marketing de contenidos: consiste en crear y distribuir contenido relevante para clientes actuales y potenciales, con el objetivo de atraerlos hacia la empresa. No se trata de publicidad como tal, sino más bien de relaciones públicas, ya que construimos una relación que aprovecharemos en futuras promociones. Está muy relacionado con la información que compartimos en las redes sociales. Un buen ejemplo es la creación de un Blog corporativo o la publicación de vídeos en la plataforma Youtube.

Todo ello sin descuidar nuestra imagen corporativa (nombre, logotipo, colores, instalaciones, etc) y sin olvidar que lo fundamental para nuestro negocio es ofrecer un buen servicio.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación

25 Años de Innovación en CAI Sistemas

Innovación en software

En anteriores "posts" de este blog, con motivo de la celebración de nuestro 25 aniversario, hemos realizado un repaso de los últimos 25 años desde diferentes perspectivas, abordando desde la innovación y la tecnología, a otras áreas como la fiscal o laboral.

Si en algo coinciden todas las miradas es que han sido años de muchos cambios, también para CAI Sistemas. Ha llegado el momento de analizar nuestra propia historia:

Las primeras aplicaciones estaban programadas en entorno MSDOS, lenguaje de desarrollo Cobol y Clipper, Ficheros planos y DBF, interfaces blanco/negro en formatos de texto de 25 filas por 80 columnas, teclas de función rápida para acceso a ciertas utilidades, carentes del uso del ratón y salida de impresión a impresoras matriciales, sin ningún tipo de efectos multimedia tales como gráficos, imágenes o sonidos.

Los usuarios más experimentados en nuestras aplicaciones recordarán que el primer programa desarrollado en  MSDOS fue RENTA87, una sencilla aplicación informática que facilitaba la declaración de la Renta cuando el programa PADRE de la Agencia Tributaria todavía ni se imaginaba.

Posteriormente desarrollamos las aplicaciones ESTIVA y  CONTIVA, cuyos nombres hacían referencia a sus fucionalidades: "Estimaciones e IVA" y "Contabilidad e IVA" respectivamente. Con la llegada del entorno Windows estas aplicaciones han pasado a denominarse caifis y caiconta, haciendo alusión a los conceptos de "fiscal" y "contabilidad".

El salto entre aplicaciones es significativo, el avance ha sido hacia entornos gráficos Windows, con lenguajes de desarrollo de quinta generación que permiten utilidades multimedia tales como el uso intensivo del ratón, imágenes y sonido, accesos a Internet o la integración directa con tratamientos de textos, hojas de cálculo y correo electrónico. El modo de tratar la información también ha cambiado, los datos se graban en bases de datos, mucho más seguras, ágiles y potentes en su tratamiento que los antiguos ficheros DBF. En cuanto a temas de impresión, se ha avanzado hacia impresoras de inyección de tinta y láser, mucho más rápidas y con capacidad de impresión de imágenes en color, características de las que carecían las antiguas, ruidosas y más caras impresoras matriciales.

Se ha pasado de los tradicionales y necesarios programas de laboral, fiscal y contabilidad, a aplicaciones que ayudan a la gestión organizativa e interna de la empresa, como son la Gestión Documental y de Tareas Internas (caigdi), la Comunicación Directa con los clientes (caiwii), la Contablización Directa de documentos mediante escaneo y técnicas OCR (caidoc) o la Validación y Copia de las Bases de Datos en Cloud (caivbd).

En cuanto a tecnologías, está surgiendo el cambio de una tecnología basada en cliente/servidor en la que los datos y aplicaciones se instalan a modo local en un servidor de la empresa, a una tecnología basada en la Nube, también conocido con el término anglosajón "Cloud", en la que los datos y aplicaciones residen en un entorno más seguro como es Internet, que nos permite acceder desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, durante las 24 horas del día y basado en un método de servicio SAAS, en el que se paga un importe variable por el servicio software que se consume, en vez del tradicional pago único por adquisición de licencia. Buen ejemplo de ello es caiconta cloud, nuestra primera aplicación en esta nueva tecnología, que ya cuenta con la confianza de decenas de clientes.

Nuestros primeros clientes también recordarán el anterior logotipo de CAI, verde y negro, con el que empezamos a ser conocidos y considerados una primera referencia en el sector de los Despachos Profesionales.

Nuestro logotipo cambió y con el tiempo toda nuestra imagen corporativa también fue evolucionando, adaptándose a los estándares de las tendencias de diseño y modernizándose hasta dar el salto definitivo a la era digital en la que vivimos, inmersos en espacios web y redes sociales. 

Página Web de CAI Sistemas en los años 80

Página Web de CAI Sistemas en los años 90

Si en los años 80 nos comunicábamos a través del correo postal y la información viajaba en disquetes, hoy la comunicación es inmediata desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, ya sea por correo electrónico, en nuestra página web, en las redes sociales como Twitter, Facebook, LinkedIn, Google Plus, a través de un vídeo en Youtube o a través de nuestro propio servicio de mensajería instántanea caiconecta, integrado en todas las aplicaciones.

Innovación en el servicio de Atención al Cliente

Nuestro servicio de Atención al Cliente también ha avanzado en estos 25 años, pasando de ser un servicio personal o teléfonico, a un servicio mucho más ágil y eficiente aprovechando Internet, tal como es el correo electrónico y el acceso por control remoto para la solución de incidencias.

La instalación de las aplicaciones también han mejorado, pasando de una instalación mediante llave electrónica de seguridad, que requería de un traslado físico de los datos, a una validación de licencias por Internet, mucho más cómoda y accesible.

Otro mejoría importante a destacar ha sido el servicio de actualizaciones, que ha pasado de ser mediante el envío de disquetes o cds, a un servicio automático de las propias aplicaciones, que detectan e instalan mediante conexión a nuestros servidores las nuevas versiones.

También se ha avanzado en la información y comunicación de las novedades incorporadas en las actualizaciones de las aplicaciones. Hace 25 años las explicaciones de cada novedad se redactaban en un documento de texto, en la actualidad además de ilustrar las explicaciones con imágenes y vídeos demostrativos, también realizamos presentaciones y seminarios On Line, en la que los clientes y usuarios de las aplicaciones realizan sus consultas y aportaciones.

Nuevos servicios

CAI Sistemas Informáticos en sus inicios se fundó como una empresa puramente de Software para Despachos Profesionales. Actualmente sigue siendo este mismo nuestro "Core Business", pero hemos añadido servicios especializados de Hardware, Protección de Datos y Formación; estos mismos servicios se han ampliado a Asociaciones, Fundaciones, Consultorías y a empresas en general.

En los últimos 25 años se ha producido una revolución tecnológica que ha cambiado los usos y costumbres, el modo de trabajar y de relacionarnos profesionalmente, las necesidades de los usuarios, los modos de comunicación y también las soluciones que ofrece el mercado. En CAI seguimos trabajando proactivamente para seguir diseñando y desarrolando aplicaciones de software para proporcionar soluciones ágiles y eficientes, especialmente dirigidas a Asesorías, Gestorías y Despachos Profesionales.

Somos y seremos una empresa TIC: 

Tecnología, Innovación y Confianza  con Talento, Iniciativa y Calidad.

Manuel Martínez Álvarez

Director General

SEPA: Zona única de pagos en EUROS

Un nuevo reto, una nueva solución.

SEPA es la zona formada por los países miembros de la UE, a los que se suma también Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega y Suiza. Nace con el objetivo de que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos puedan hacer y recibir pagos en euros, con las mismas condiciones básicas, mismos derechos y mismas obligaciones, con independencia de su ubicación y de que esos pagos impliquen o no procesos transfronterizos.

El primer reto para conseguir el objetivo marcado fue utilizar una moneda única en la zona Euro y se materializó con la puesta en circulación, en el año 2002, de los billetes y monedas en euros. Se realizaron previamente múltiples campañas de información, cursos y jornadas dirigidas tanto a los ciudadanos en general como a colectivos específicos, quedando pendientes para conseguir el objetivo, los pagos transfronterizos con medios de pago distintos al efectivo. Reto que se desafía con la creación de la transferencia SEPA y el adeudo directo SEPA a la vez que pone fecha fija para su implementación definitiva que será febrero del 2014.

Este segundo reto y última etapa del objetivo ha obligado a adoptar en Europa un estándar internacional que permita identificar las cuentas de pago. Este estándar será utilizado para todas las transferencias y domiciliaciones en euros realizadas en la zona Euro (ya sean nacionales o transfronterizas) y será también adoptado antes de final del 2016 por los países de la Unión Europea que utilizan otras monedas distintas al euro.

Irrumpen así en nuestras vidas dos nuevos términos IBAN y BIC que intentaremos conocer un poco mejor:

• IBAN es el acrónimo en inglés del “Numero Internacional de Cuenta”. Tanto el IBAN como el CCC (estándar español de cuentas) identifican la misma cuenta bancaria. El objetivo del IBAN es facilitar la identificación de las cuentas bancarias a todos los países. Su longitud varía de país a país pero se mantiene dentro de un mismo país. Su longitud máxima es de 34 caracteres y en España de 24. Su estructura en todos los países es la siguiente:

Representación del IBAN

·        Formato electrónico:

La presentación en formato electrónico del IBAN se realiza sin espacios de separación, es decir, con todos los dígitos seguidos.

Ejemplo: IBANES8521030166361234567890

·        Formato papel:

La representación en papel del IBAN es la misma que en formato electrónico, con las siguientes excepciones:

• Las iniciales “IBAN” preceden al IBAN y van seguidas de un espacio.

• El IBAN se divide en grupos de cuatro caracteres separados por un espacio. El último grupo tiene una extensión variable de hasta cuatro caracteres. 

Ejemplo: IBAN ES85 2103 0166 3612 3456 7890

• El código BIC es también un acrónimo inglés con el que se identifica el banco asociado a una determinada cuenta. Tiene entre 8 y 11 caracteres y su estructura es la siguiente:

Como todos los cambios, la transferencia SEPA y el adeudo directo SEPA, tienen numerosas ventajas tanto para los consumidores como para el comercio, ya que aportan comodidad y seguridad en todas las operaciones, nacionales y transfronterizas.

Que la migración, a este nuevo sistema de transferencias y adeudos SEPA en las empresas sea exitosa, empieza por abordarla lo antes posible y trazar una buena estrategia en la que se deberá involucrar a los departamentos de atención al cliente, contabilidad, facturación y el departamento de informática/tecnología. Se hace pues indispensable verificar que los sistemas informáticos de la empresa están adaptados a los nuevos requerimientos de la zona SEPA y diseñar una campaña de información a clientes y proveedores, con el fin de recabar de ellos toda la información necesaria para la implementación del cambio.

En CAI Sistemas Informáticos, siguiendo en la línea de ofrecer la máxima calidad en la información y el servicio a nuestros clientes,  adaptaremos todas las aplicaciones a los nuevos instrumentos SEPA de forma automática y con total transparencia para el usuario

Para ello hemos elaborado la siguiente estrategia de información y migración al nuevo sistema:

Rosario Martínez Álvarez

Responsable Dpto. Laboral

Gestión Documental: hacia una oficina sin papel

Multitud de las tareas que realizamos en nuestro trabajo diario conllevan  un documento, por lo que cada día, y cada vez más, tenemos la necesidad de contar con un sistema de gestión documental.

Entendemos la  oficina tradicional como un espacio de trabajo en el que se almacenan multitud de documentos generados en la actividad profesional, requiriendo para ello grandes cantidades de espacio y especial cuidado con su conservación, ya que se degradan fácilmente con el paso del tiempo.

En contraposición, la “Oficina sin Papel” se refiere a un modelo más moderno en el que el que se disponen de al menos un ordenador conectado Internet y generalmente, también a una red corporativa. Así los usuarios disponen de toda la documentación en formato digital, almacenada localmente en el servidor de la empresa o a través de terceros en Internet.

Básicamente, el término “oficina sin papel” describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital, aunque parece sólo una ilusión, con una correcta Gestión Documental podremos mejorar de forma notable la eficiencia en la organización de nuestra oficina.

   

Para dar el salto a la “Oficina sin Papel”, es necesario que nuestra empresa aplique ciertos cambios.

Lo primero y más difícil será disminuir, en la medida de lo posible, el hábito de impresión en los usuarios que, aún hoy y después de tantos años, seguimos teniendo más seguridad si la información la poseemos en papel.

Unificar criterios: Debemos definir unos criterios comunes para que todos los usuarios identifiquen, clasifiquen  y valoren los documentos de igual forma. Así conseguiremos que el acceso y localización de documentos sea prácticamente al instante, olvidándonos de todo ese tiempo empleado en buscar “ese documento” que no lográbamos encontrar, y que ahora, tenemos disponible al momento con sólo un par de “clics”.

Aplicando un software especializado para la gestión documental en nuestra empresa como caigdi, facilitaremos enormemente esta tarea, ya que podremos:

• Incorporar todo tipo de documentos de forma sencilla y rápida gracias al Escaneo Inteligente.

• Realizar búsquedas indexadas por palabra clave, encriptar documentos, etc.

Una vez estructurada y definida nuestra gestión documental, comenzaremos a disfrutar las múltiples ventajas que hemos logrado con estos pequeños cambios:

_§   Incrementar la productividad.

_§   Reducir costes documentales.

_§   Ahorrar tiempo y espacio.

_§   Localizar rápidamente documentación.

_§   Evitar la pérdida de documentos.

_§   Eliminar duplicidades.

_§   Mejorar la calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes.

Para más información sobre nuestra solución de gestión documental caigdi, consulte aquí la ficha técnica o visite la web de la aplicación.

Ana I. González Oubel

Responsable Dpto. Gestión Documental