Multitud de las tareas que realizamos en nuestro trabajo diario conllevan un documento, por lo que cada día, y cada vez más, tenemos la necesidad de contar con un sistema de gestión documental.
Entendemos la oficina tradicional
como un espacio de trabajo en el que se almacenan multitud de documentos
generados en la actividad profesional, requiriendo para ello grandes cantidades
de espacio y especial cuidado con su conservación, ya que se degradan
fácilmente con el paso del tiempo.
En contraposición, la
“Oficina sin Papel” se refiere a un modelo más moderno en el que el que se
disponen de al menos un ordenador conectado Internet y generalmente, también a
una red corporativa. Así los usuarios disponen de toda la documentación en
formato digital, almacenada localmente en el servidor de la empresa o a través
de terceros en Internet.
Básicamente, el término
“oficina sin papel” describe el proceso de transferir archivos del papel a
formato digital, aunque parece sólo una ilusión, con una correcta Gestión
Documental podremos mejorar de forma notable la eficiencia en la organización
de nuestra oficina.
Para dar el salto a la
“Oficina sin Papel”, es necesario que nuestra empresa aplique ciertos cambios.
Lo primero y más difícil será
disminuir, en la medida de lo posible, el hábito de impresión en los usuarios que,
aún hoy y después de tantos años, seguimos teniendo más seguridad si la información
la poseemos en papel.
Unificar criterios: Debemos
definir unos criterios comunes para que todos los usuarios identifiquen, clasifiquen
y valoren los documentos de igual forma.
Así conseguiremos que el acceso y localización de documentos sea prácticamente
al instante, olvidándonos de todo ese tiempo empleado en buscar “ese documento”
que no lográbamos encontrar, y que ahora, tenemos disponible al momento con sólo
un par de “clics”.
Aplicando un software
especializado para la gestión documental en nuestra empresa como caigdi, facilitaremos enormemente esta
tarea, ya que podremos:
- Incorporar todo tipo de documentos de forma sencilla y rápida gracias al Escaneo Inteligente.
- Realizar búsquedas indexadas por palabra clave, encriptar documentos, etc.
§
Incrementar
la productividad.
§
Reducir
costes documentales.
§
Ahorrar
tiempo y espacio.
§
Localizar
rápidamente documentación.
§
Evitar
la pérdida de documentos.
§
Eliminar
duplicidades.
§
Mejorar
la calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes.
Para más información sobre
nuestra solución de gestión documental caigdi, consulte aquí la ficha
técnica o visite la
web
de la aplicación.
Ana I. González Oubel
Responsable Dpto. Gestión Documental
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