viernes, 29 de noviembre de 2013

Gestión Documental: hacia una oficina sin papel

Multitud de las tareas que realizamos en nuestro trabajo diario conllevan  un documento, por lo que cada día, y cada vez más, tenemos la necesidad de contar con un sistema de gestión documental.


CAI Sistemas Software para Asesores de EmpresaEntendemos la  oficina tradicional como un espacio de trabajo en el que se almacenan multitud de documentos generados en la actividad profesional, requiriendo para ello grandes cantidades de espacio y especial cuidado con su conservación, ya que se degradan fácilmente con el paso del tiempo.

En contraposición, la “Oficina sin Papel” se refiere a un modelo más moderno en el que el que se disponen de al menos un ordenador conectado Internet y generalmente, también a una red corporativa. Así los usuarios disponen de toda la documentación en formato digital, almacenada localmente en el servidor de la empresa o a través de terceros en Internet.

Básicamente, el término “oficina sin papel” describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital, aunque parece sólo una ilusión, con una correcta Gestión Documental podremos mejorar de forma notable la eficiencia en la organización de nuestra oficina.

   
Para dar el salto a la “Oficina sin Papel”, es necesario que nuestra empresa aplique ciertos cambios.

Lo primero y más difícil será disminuir, en la medida de lo posible, el hábito de impresión en los usuarios que, aún hoy y después de tantos años, seguimos teniendo más seguridad si la información la poseemos en papel.

Unificar criterios: Debemos definir unos criterios comunes para que todos los usuarios identifiquen, clasifiquen  y valoren los documentos de igual forma. Así conseguiremos que el acceso y localización de documentos sea prácticamente al instante, olvidándonos de todo ese tiempo empleado en buscar “ese documento” que no lográbamos encontrar, y que ahora, tenemos disponible al momento con sólo un par de “clics”.


Aplicando un software especializado para la gestión documental en nuestra empresa como caigdi, facilitaremos enormemente esta tarea, ya que podremos:


  • Incorporar todo tipo de documentos de forma sencilla y rápida gracias al Escaneo Inteligente.
  • Realizar búsquedas indexadas por palabra clave, encriptar documentos, etc.
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Una vez estructurada y definida nuestra gestión documental, comenzaremos a disfrutar las múltiples ventajas que hemos logrado con estos pequeños cambios:


§   Incrementar la productividad.

§   Reducir costes documentales.

§   Ahorrar tiempo y espacio.

§   Localizar rápidamente documentación.

§   Evitar la pérdida de documentos.

§   Eliminar duplicidades.

§   Mejorar la calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes.


Para más información sobre nuestra solución de gestión documental caigdi, consulte aquí la ficha técnica o visite la web de la aplicación.


Ana I. González Oubel
Responsable Dpto. Gestión Documental

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