Gastos deducibles si eres autónomo para este trimestre

Si eres autónomo y desarrollas una actividad económica, seguro que estás en pleno cierre del trimestre y a punto de presentar los impuestos correspondientes. Pero, ¿cuáles son los gastos deducibles de tu actividad?

Siguen existiendo muchas dudas sobre qué gastos son deducibles, cuáles no, en qué porcentaje y qué cantidades. Sobre todo, debido a la gran cantidad de cambios normativos de los últimos tiempos.

Hoy, te vamos a dar las pautas fundamentales, para que puedas identificar fácilmente cuáles son tus gastos deducibles si eres autónomo.

• Lo primero que debes saber es que los gastos serán deducibles, o no, según el tipo de actividad que desarrolles. Por tanto, define de manera correcta y paso a paso cómo se desarrolla tu actividad.

• Segundo, guíate siempre por una premisa: solo serán gastos deducibles los que estén DIRECTAMENTE relacionados con tu actividad económica.

• Y por último, no serán gastos deducibles, los relacionados con tu vida personal. Ojo a esto y mucho cuidado con no mezclar gastos. Quizá te parece obvio, pero muchas veces ocurre que el autónomo tiende a unificar todo. Es fundamental aprender a separar, desde el principio, los gastos relativos a la actividad profesional o empresarial, de los gastos relacionados con la vida particular.

Si tienes en cuenta  desde el principio estos tres factores, seguro que te resultará muy fácil identificar los gastos deducibles de tu actividad.

¿Qué gastos podríamos considerar como gastos deducibles a nivel general para cualquier autónomo?

• El alquiler del local o despacho donde desarrollas tu actividad económica.
• Gastos por la compra de materiales y mercancías.
• Gastos de gestoría.
• Los gastos por la gestión fiscal, laboral, contable o asesoría integral para tu negocio.
• Los gastos invertidos en publicidad.
• La cuota de autónomos.
• El gasto de seguridad social en caso de que tengas empleados.
• Seguros, por ejemplo de responsabilidad civil.
• Gastos por conservación y reparación.
• Y todos aquellos que como hemos dicho, estén directamente relacionados con el desarrollo de tu actividad.

¿Qué gastos podríamos considerar como gastos deducibles especiales, porque contienen alguna particularidad?

Las Dietas

La nueva ley para los autónomos establece como novedad, la deducibilidad de los gastos de manutención. Serán gastos deducibles 26,67€/día en España y 48€/día fuera de España. Para ello tienes que cumplir con los siguientes requisitos:

• El gasto tiene que estar relacionado con el desarrollo de tu actividad como autónomo.
• Debes realizarlo en establecimientos de hostelería y restauración.
• Y tienes que haber realizado el pago obligatoriamente de forma electrónica.

Seguro y asistencia médica
Los gastos por este concepto también son deducibles en el IRPF. Las cantidades son las siguientes:

• Hasta un máximo de 500€ por tu propia cobertura.
• 500€ adicionales por tu cónyuge e hijos menores de 25 años incluidos en el seguro.
• Si algún miembro de la familia tiene discapacidad, la cantidad se amplía hasta 1.500€.

El Vehículo

Este es uno de los aspectos que más dudas genera. Por eso, para saber qué puedes deducirte como autónomo, tienes que analizar estas dos situaciones:

• Si utilizas el vehículo para el transporte de viajeros o de mercancías, desarrollas una actividad comercial, eres mensajero, taxista, autoescuela o eres agente comercial, entonces podrás deducirte todos los gastos relacionados con dicho vehículo.

• En otro caso, para calcular el rendimiento de tu actividad económica en el IRPF, no podrás deducirte ningún gasto relativo al vehículo. Sin embargo, sí podrás deducirte el 50% del IVA de los gastos de gasolina, seguro, aparcamiento, peajes y mantenimiento del vehículo.

Gastos relativos a la vivienda, si en ella desarrollas tu actividad económica

Esta es una de las novedades introducidas en la Ley 6/2017 de reformas urgentes para el trabajador autónomo. Serán gastos deducibles, los gastos de suministros de la vivienda del siguiente modo:

• Deducibilidad del 30% de dichos gastos de suministros, siempre que se trabaje desde casa.

• Entendemos por gastos de suministros, el agua, gas, electricidad, telefonía e Internet.

• Ese porcentaje no se aplica sobre el 100% del gasto. Se aplica sobre el % de vivienda que se utiliza para la actividad. Lo vemos con un ejemplo:

Supongamos que tu vivienda tiene 160 m.
Declaramos en el IAE un 25%, de uso de la vivienda, para desarrollar la actividad.
Supongamos que tienes un recibo de luz de 200€
200 * 25% (superficie destinada a la actividad) = 50€
 0€ * 30% (deducible según normativa) = 15€
% total deducible 15/200 = 7,5%

Por tanto, cuidado con este porcentaje del 30%. Asegúrate de hacer bien los cálculos para obtener el porcentaje definitivo de gastos deducibles.

Ahora que ya tienes más claro cómo identificar si un gasto es deducible o no para ti, deberías pensar, cómo controlar todos tus gastos para no dejarte ninguno por el camino y deducirte todo aquello que te corresponde.

En la actualidad existen muchas alternativas. Desde un software contable, donde poder registrar todas tus facturas de ingresos y gastos, como CAICONTA, hasta un software fiscal que te ayude a controlar la gestión tributaria de tu negocio.

Si por el contrario tu actividad es la de ayudar a los autónomos y te dedicas a asesorarles a nivel contable y fiscal, lo mejor es que inviertas en un buen software de fiscalidad.

Uno de los programas más conocidos y que está constantemente adecuándose a los cambios normativos es, CAIFIS. Este software fiscal, te permite agilizar la gestión y comunicación con tu cliente, tener controladas todas tus facturas y realizar la presentación de tus impuestos.

¡Ah! y si no quieres tener ningún programa de gestión instalado en tu ordenador, también existen programas de fiscalidad en la nube y programas para contabilidad online CAIFIS en la web o CAICONTA en la web, son dos opciones estupendas.

Podrás acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar y de manera rápida y sencilla.

TRES consejitos:

1. Consulta con tu asesor, si aún tienes dudas sobre tus gastos deducibles.
2. Controla tus facturas mediante algún programa fiscal o software contable.
3. Y si eres asesoría, invierte en un programa de gestión empresarial o en un software online para asesorías, que te permita tener controlado tu negocio.
4. 
   
   Silvia de Lama Toledo
   Asesora fiscal en GyL Asesores

Las obligaciones fiscales de autónomos, empresas y asociaciones

Toda actividad empresarial conlleva una serie de obligaciones fiscales frente Hacienda, ya seas un autónomo, una sociedad o una asociación. Hacer frente a los impuestos y tener claras las obligaciones tributarias es uno de los aspectos que más preocupa a los nuevos autónomos y emprendedores.
Debemos saber a qué estamos obligados, pero también cómo hacerlo y en qué plazos para no tener que enfrentarnos a las temidas sanciones de Hacienda. Aunque conviene tener ciertos conocimientos fiscales, es recomendable delegar estas tareas en un buen asesor fiscal que nos acompañe y supervise en nuestra relación con la Agencia Tributaria.

Una buena planificación fiscal y contable revertirá positivamente en la cuenta de resultados de nuestro negocio: evitando sanciones y multas, gestionando de la mejor manera los requerimientos de Hacienda e inspecciones fiscales y sobre todo optimizando el pago de los impuestos.

Las obligaciones tributarias del autónomo

Buena parte de la carga fiscal se concentra en el mes de enero, coincidiendo con el cierre del último trimestre del año, si bien no todos los trabajadores autónomos tienen las mismas obligaciones fiscales, ya que estas dependerán del tipo de actividad económica que desempeñemos, del régimen de tributación elegido o de la propia naturaleza del impuesto en cuestión. Para que no se escape ninguna cita con Hacienda es muy importante tener un claro calendario fiscal, algo a lo que nos puede ayudar un buen software fiscal.

De modo general podemos resumir las obligaciones del autónomo en:

• Darse de alta en el IAE: Impuesto de Actividades Económicas:
• Modelo 036: inclusión en el Censo de Tributarios Obligados.
• Modelo 037: nos proporcionará nuestro número de identificación fiscal.

• IRPF: Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se puede escoger entre el Régimen de Estimación directa Simplificada y el comúnmente conocido como Módulos o Régimen de Estimación Objetiva.

• Declaración anual (modelo D-100) y declaraciones trimestrales (modelos 130 para estimación directa y modelo 131 en el caso de tributar por módulos).
• Declaración de retenciones e ingresos a cuentas: solo en el caso de retener IRPF a trabajadores en plantilla, a través de su nómina, o a otros profesionales autónomos, a través de facturas, deberás presentar también el modelo 111 (cuarto trimestre del año) y el modelo 190 (resumen anual).

• IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido
• Declaración anual (modelo 390) y declaraciones trimestrales (modelo 303).
• Modelo 347: declaración anual solo si operas con terceros (implica tener un cliente o proveedor cuyas operaciones sobrepasen los 3.005,06€/año).
• Operaciones intracomunitarias: si realizas compraventa de bienes y/o servicios a otros países miembros de la Unión Europea, tendrás otras obligaciones añadidas:
• Modelo 349: operaciones intracomunitarias del régimen general.
• Modelo 368: operaciones intracomunitarias del régimen de telecomunicaciones.
• Modelo 309: operaciones intracomunitarias con recargo de equivalencia.

• Además:
• Si la actividad se desarrolla en inmueble urbano alquilado: modelo 115 (trimestral) y modelo 180 (resumen anual).

Las obligaciones tributarias de las sociedades

En caso de que desarrollemos nuestra actividad económica bajo la forma de Sociedad Limitada (SL), tendremos una serie de obligaciones respecto a la fiscalidad y la contabilidad de nuestro negocio, en gran medida similares al caso de los autónomos, aunque con ciertas diferencias:

• Declaración censal: modelo 036 y modelo 037; dependiendo de la actividad empresarial también será necesario darse de alta en el IAE (modelos 840 y 848).
• Impuesto de Sociedades: presentación anual (modelo 200) y pagos fraccionados trimestrales (modelo 202), es el equivalente al IRPF en el caso de los autónomos.
• IVA, retenciones y operaciones con terceros: muy similar a los autónomos.

Otras obligaciones:

• Libro Diario: registro diario de todas las operaciones relacionadas con la actividad de la empresa.
• Libro de Actas: recoge todas las actas firmadas de las reuniones de la Junta de Socios.
• Libro de Registro de Socios: recoge las participaciones sociales con las que cuenta cada Socio dentro de la Sociedad.
• Libro de Registro de Contratos: solo en el caso de ser una Sociedad Limitada Unipersonal (SLU).
• Libro de Inventario y Cuenta Anuales: comienza con el balance inicial detallado de la sociedad y en el se anotarán, al menos trimestralmente, el balance de sumas y saldos, el de cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales.
• Cuentas Anuales: incluye el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG) y la Memoria Anual.
• Libro Mayor: no es obligatorio, aunque muchas sociedades lo utilizan para la confección del balance de sumas y saldos.
  

El Libro de Cuentas Anuales, el Libro de Actas y el Libro de Socios deben ser presentados para su legalización ante el Registro Mercantil que nos corresponda, en función de la provincia en la que figure la sede fiscal de la sociedad. Desde hace tiempo este trámite se realiza telemáticamente, y estos libros deberán conservarse al menos 6 años, tras la fecha de la última anotación o asiento contable realizado.

• Depósito y Aprobación de las Cuentas Anuales: los administradores de la Sociedad disponen de un mes tras la aprobación de las cuentas anuales para presentar una serie de documentos obligatorios ante el Registro Mercantil, que tras la comprobación y solicitud de subsanación en caso necesario, dará el trámite por finalizado.
• Obligatoriedad de comunicar cambios de domicilio fiscal de la Sociedad, en caso de que se produzcan.
• TGSS: Tesorería General de la Seguridad Social
• Inscripción obligatoria del empresario en la Seguridad Social, comunicación de alta/baja/modificación en la situación laboral de cualquier trabajador de la sociedad y abonar los seguros sociales de los trabajadores.

Las obligaciones tributarias de las asociaciones

Aunque puede que sorprenda, las asociaciones también están sujetas al pago de impuestos ya que realizan actividades económicas, contratan personal etc. Están sujetas al régimen fiscal incluso aquellas entidades sin ánimo de lucro o no gubernamentales (ONGs), si bien tienen una serie de ventajas fiscales que reducen la carga tributaria de estas entidades, especialmente si son declaradas de interés general y no reparten beneficios. Entendemos por asociaciones las recogidas en la Ley 49/2002 (fundaciones, asociaciones declaradas de interés públicas, ONGs de desarrollo, delegaciones de fundaciones extranjeras, federaciones deportivas españoles y federaciones y asociaciones sin fines lucrativos).

Podemos resumir las obligaciones fiscales de estas entidades en:

• Obligaciones de carácter censal, declarativas o informativas: obtención del CIF que le identifique frente a Hacienda (modelo 036).
• Declaración de operaciones con terceros: modelo 347.
• Declaración de donativos, donaciones y aportaciones recibidas: modelo 182.
• Impuesto de Actividades Económicas IAE.
• Impuesto sobre el Valor Añadido IVA: en Régimen Especial, si la asociación es declarada de utilidad pública o en Régimen General.
• Impuesto sobre Sociedades.
• Retenciones: solo si se satisfacen rentas del trabajo o del alquiler.
• Obligaciones contables: listado actualizado de socios, contabilidad clara, inventario de bienes, libros de actas de los órganos de gobierno, etc.

Ya seas autónomo, empresa o asociación, conviene recordar, sobre todo en caso de tener problemas de liquidez, que en muchos casos se puede aplazar el pago de estos impuestos, conforme al Real Decreto Ley que regula el régimen de aplazamientos de deudas tributarias.

Ventajas de usar un software fiscal online para gestionar tus obligaciones tributarias

• Accede al programa y a toda la información fiscal cuando quieras, solo necesitas un dispositivo con conexión a Internet, sin instalaciones ni actualizaciones.
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• Introduce rápidamente datos fiscales a través de Excel o manualmente.
• Gestiona en plazo todas las obligaciones con el panel de control del Calendario fiscal.
• Exporta a Excel los libros registro de IVA e IRPF que comunicas a la AEAT.
• Imprime y envía los modelos oficiales a la Agencia Tributaria.
• Consulta y controla toda la información fiscal fácilmente con Listados y filtros en pantalla.
• Olvídate de copias de seguridad, el programa las realiza automáticamente para en caso de sufrir un ciberataque poder restaurar la base de datos y trabajar con normalidad rápidamente.
• Ver más funcionalidades.

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Jéssica Fernández Alonso
Responsable Dpto. Marketing y Comunicación