Las 6 grandes ventajas de la contabilidad en la nube

La gestión contable consiste en el registro de todas las operaciones económicas de la empresa: facturas, tickets, gastos, pagos pendientes, dietas, etc. Nos ofrece una fotografía completa del estado económico y financiero, imprescindible para la toma de decisiones estratégicas.

Además, existe la obligación legal de presentar ante Hacienda los Libros Registro de IVA y las Cuentas Anuales, así como otra serie de obligaciones fiscales cuyo incumplimiento puede suponer sanciones económicas. Esta obligación afecta a las personas jurídicas (sociedades anónimas, sociedades limitadas, cooperativas o similares) y a las personas físicas en régimen de estimación directa normal (autónomos).

Elegir un buen programa de contabilidad será determinante para optimizar todos los procesos contables de la empresa, especialmente engorrosos para los profesionales autónomos y pequeñas empresas, que en muchas ocasiones realizan estas tareas administrativas fuera de horario, ya sea en el propio negocio, en casa, aprovechando los desplazamientos o a su llegada al hotel.

Podemos elegir un software contable de escritorio, es decir instalado localmente en nuestro equipo (programa de contabilidad tradicional) o decantarnos por un software contable online, la llamada contabilidad cloud o contabilidad en la nube, a la que accederemos vía web sin necesidad de instalar ningún programa en nuestros ordenadores.

6 grandes ventajas de usar un programa de contabilidad en la nube 

1. SEGURIDAD

Sin duda la principal ventaja a resaltar sea la seguridad.

Tanto el programa contable como la información introducida en el programa, se guarda en la nube de manera segura, es decir, en servidores externos con estrictos protocolos de seguridad similares a los que usa la Banca Electrónica.

Esta es una gran ventaja, ya que los grandes proveedores de cloud computing implementan estrictas medidas de seguridad, mucho más avanzadas que las que puedan tener una pequeña o mediana empresa para protegerse. Por extraño que parezca, normalmente son las empresas de menor tamaño las que más preocupadas están por no tener el control de sus datos, y es normal porque los cambios siempre producen desconfianzas, sin embargo la experiencia demuestra que son precisamente las empresas pequeñas las más beneficiadas, pues la mayoría de pérdidas de información se producen internamente (comportamiento inadecuado de los usuarios) o por accidentes e incidentes en la red informática local (tormentas, inundaciones, cortes eléctricos, etc.)

Además, tampoco nos tendremos que preocupar por realizar copias de seguridad, ya que el software en la nube las hará por nosotros, de manera automática y externa. Lo ideal es que estas copias se realicen a diario para que en el caso de tener que recuperarlas tengamos toda la información introducida en el software contable.

2. ACCESO UNIVERSAL

Podrás acceder al programa de contabilidad siempre que quieras, de manera inmediata, desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, ya sea el ordenador de la oficina, un portatil, tablet o smartphone (compatible con cualquier navegador web). No estarás limitado al ordenador donde tengas el programa instalado: el software de contabilidad te acompañará siempre en tus viajes y desplazamientos, y con él toda la información contable.

Cabe plantearse qué ocurre si no tenemos internet, efectivamente será indispensable para acceder al software en la nube, pero como también lo es para ciertos trámites con la administración que solo se pueden realizar telemáticamente. Quizás esta pregunta sea equivalente a preguntarnos qué ocurre si no tenemos electricidad. En los tiempos actuales internet es una herramienta de trabajo tan esencial como el propio ordenador.

3. SIEMPRE ACTUALIZADO

Te despreocuparás completamente del mantenimiento del software contable, ya que trabajarás siempre en la última versión, actualizada con todos los cambios normativos y las mejoras incorporadas, sin tener que realizar actualizaciones manuales. Ya no habrá que hacer instalaciones en cada ordenador, sino que bastará con que cada usuario entre en la página web de acceso al programa contable y ¡listo!

4. MANEJO COMPARTIDO

Al programa de contabilidad podrán acceder diferentes usuarios al mismo tiempo, a los que les podremos asignar o denegar determinados permisos, en función de los datos y opciones de programa a los que queramos que accedan.

Si para la gestión contable contamos con la ayuda de una asesoría o gestoría, evitaremos los desplazamientos físicos de última hora, ya que dispondrán al momento de todos los justificantes. Al tiempo que nosotros introducimos la información contable, el asesor/gestor puede acceder también y realizar una supervisión y control de esa información prácticamente a tiempo real. Además, al ser también un software para asesorías incluirá todas las funcionalidades y opciones avanzadas que necesite el asesor, por ejemplo, la generación de informes Excel personalizados y Ratios (de liquidez, endeudamiento, solvencia, estabilidad, etc.).

5. AHORRO DE COSTES

Otra gran ventaja es el ahorro de costes en diferentes ámbitos:

Elimina el coste de la propiedad: evitarás el coste de adquisición de licencia y el coste de su mantenimiento anual. En lugar de adquirir la licencia de la aplicación contable, podremos “alquilar” el uso del software de contabilidad y adaptarlo a nuestras necesidades en cuanto a número de usuarios, empresas, apuntes contables, etc. Así podemos pagar únicamente por lo que estamos usando, y aumentar de versión y/o funcionalidades a medida que vaya creciendo nuestro negocio. Supone un importante ahorro sobre todo en la inversión inicial de una empresa, ya que cuando arrancamos con la actividad lo habitual es tener muchos gastos y no demasiados clientes.

Ahorro en mantenimiento de sistemas: al no tener que realizar instalaciones ni actualizaciones de versiones, podremos prescindir de los servicios técnicos informáticos para estas tareas.

Menor inversión en hardware: no necesitaremos cambiar ni aumentar la capacidad de nuestro servidor, tampoco tendremos que preocuparnos de que sea compatible con los requisitos técnicos del software contable, el proveedor cloud se encarga de todo.

Elimina el gasto en copias de seguridad: como ya comentamos anteriormente podremos olvidarnos totalmente de hacer copias de seguridad y del coste que implica la implantación un sistema automático de este tipo.

Otros costes: ahorraremos también en otros gastos menores como el consumo eléctrico

6. AHORRO DE TIEMPO

Otra gran ventaja del software en la nube es el ahorro de tiempo.

Como ya mencionamos evitamos los desplazamientos físicos y de papeleo a la asesoría pero además, al ser tan cómodo el acceso al programa podremos registrar en el primer momento que tengamos libre y desde cualquier lugar los pagos, cobros pendientes, facturas, tickets y movimientos bancarios, evitando así la acumulación de tareas pendientes encima de la mesa. Si toda la información se introduce prácticamente al momento, cuando haya que generar los resúmenes anuales y trimestrales de IVA e IRPF será realmente sencillo.

Tampoco perderemos tiempo realizando actualizaciones ni instalaciones. 

¿Por qué escoger caiconta en la web?

caiconta en la web es un programa web de contabilidad para profesionales que facilita la gestión contable al proporcionar una útil herramienta muy funcional, completa, de diseño cuidado y de sencillo funcionamiento, por su intuitivo manejo. Válido tanto para empresas con una contabilidad sencilla como para asesorías que requieran de funcionalidades más avanzadas.

Incluye:

• Plantillas de asientos predefinidos: plantillas gracias a las cuales podremos introducir datos de forma estandarizada.
• Gestión de Inmovilizado: facilita el control desde el registro de la compra hasta la contabilización de las dotaciones.
• Régimen Especial del Criterio de Caja (RECC) en IVA.
• Registro de facturas expedidas y recibidas.
• Listado del Balance de Situación y de la Cuenta de Resultados.
• ECPN: Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Listado de Liquidación de IVA (modelo 303).
• Gestión de Cartera: con formato interanual, para controlar y organizar los procesos de cobros y pagos.
• Otros Listados: diferentes informaciones detalladas, por medio de listados estándar o de listados personalizados adaptados a las necesidades del usuario.
• Información de apoyo gratuita al técnico contable: vídeos, webinars, blogs, webs...
• Ver más funcionalidades.
• Ver vídeos. 

Además, contarás con la ayuda del servicio de atención al cliente y soporte al usuario, incluido en todas las versiones, también en la demo, con un compromiso de respuesta de máximo 24 horas. 

También nos comprometemos al estudio del pase de datos de tu actual programa contable.

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Portal CAI es un servicio web de CAI Sistemas Informáticos: más de 30 años ofreciendo soluciones software para asesorías y empresas.

Jéssica Fernández Alonso

Responsable Dpto. Marketing y Comunicación