¿Cómo elegir el programa de facturación adecuado para tu negocio?

Si estás pensando en un programa de facturación para tu negocio, debes tener en cuenta una serie de consideraciones antes de decidir.

Y es que, a pesar de que en la actualidad existe una gran variedad de programas para facturar, antes de lanzarte a comprar cualquiera de ellos, deberías reflexionar sobre los siguientes aspectos:

• ¿Por qué vas a adquirir un programa de facturación?
• ¿Cómo va a influir la adquisición del software en la gestión diaria de tu negocio?
• Y ¿qué información deseas obtener, del software de facturación, para mejorar la toma de decisiones?

¿Y por qué es necesaria esta reflexión?

Pues porque aunque te parezca raro, no todos los programas para facturar son iguales.

Cada uno de los que existen en el mercado, tienen sus propias especificaciones. Por eso, elegir un programa u otro, depende de los requerimientos de tu negocio.

Empieza ya tu propio proceso de reflexión y contesta  cada una de las preguntas que te planteamos. En pocos minutos tendrás claro, qué requisitos debe cumplir tu programa de facturación.

EMPEZAMOS

¿Por qué quieres adquirir un software de facturación para tu negocio?

¿Solo para facturar? ¿Para elaborar presupuestos? Quizá también te interese que, una vez aceptado el presupuesto, puedas pasar directamente a generar la factura proforma y posteriormente puedas generar la factura. ¿Quieres realizar también la gestión de cobros? ¿Vas a necesitar elaborar las remesas bancarias de tus recibos?  Hacerte todas estas preguntas es fundamental. Así descubrirás qué requerimientos, como mínimo, debe tener el programa.

¿Cómo influye la adquisición de un software para facturar, en la gestión diaria de tu negocio?

Pues seguro que de manera muy positiva. Piensa que la gran mayoría de las acciones, realizadas con la facturación, quedarán automatizadas. Además, al reducirse el número de veces que hay que introducir la información de los clientes en el sistema,  los porcentajes de error  también se ven reducidos.

La mayoría de los programas para facturar, también te permiten generar tus remesas bancarias en soporte magnético y enviarlas directamente al banco, lo que supone un gran ahorro de tiempo.

Si además el software que vas a adquirir, es un programa de facturación en la nube, entonces podrás ver el estado de cada una de las facturas, en tiempo real. Además, podrás generar tus facturas desde cualquier lugar, simplemente accediendo al programa desde cualquier dispositivo y sin necesidad de tener que realizar ninguna instalación.



¿Qué información deseas obtener del programa para facturación?

Listados, estadísticas, comparativas etc. Te proporcionarán información valiosa para tomar decisiones sobre su negocio. 

Listados de clientes, por ejemplo. Con los que están de alta, de baja, con los servicios que les ofreces o con las cuotas o tarifas que cobras a cada uno de ellos. Con esta información podrás definir nuevos objetivos para el próximo trimestre o ejercicio o tomar decisiones por ejemplo a nivel comercial.

Listado sobre el porfolio de servicios que ofreces a tu cliente. Podrás ver rápidamente cuáles son los más demandados, cuáles te dejan más margen. Incluso tras el análisis, podrás descubrir nuevos servicios que ofrecer a tus clientes.

Listados sobre vencimientos, impagados, estado de las facturas, provisiones de fondos etc. De este modo tendrás perfectamente controlados tus ingresos y tu flujo de tesorería.

La mayoría de los programas de facturación, tanto local como facturación en la nube, suelen disponer también de listados estadísticos. Algunos, incluso te dan la opción de poder personalizar tus propios listados, según la información que necesites analizar.

Uno de los más utilizados en la actualidad es CAIFAC, un programa de gestión que facilita la facturación y gestión de cobro a todo tipo de empresas (microempresa, pyme o gran empresa).

Si lo que facturas es, por ejemplo, un servicio como asesoría, gestoría o despacho profesional, CAIFAC también es una opción maravillosa. Además de  realizar la facturación de la asesoría a través de  este software, lo puedes enlazar con otros programas de contabilidad, fiscalidad y laboral de la propia marca.

Si optas por un programa de facturación en la nube como CAIFAC en la web, mucho mejor. Accederás a él en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo. Puedes probar su demo gratis durante 1 mes. ¡Anímate! Rápidamente descubrirás sus ventajas.

CAIFAC en la web está integrado en Portal CAI, la primera plataforma con un paquete completo de programas online para asesorías y empresas que se enlazan entre sí (contabilidad, laboral, fiscal y facturación). 

En definitiva, agiliza tu gestión diaria en tu negocio, con un buen software para facturar como CAIFAC o CAIFAC en la web.      

Silvia de Lama Toledo

Asesora fiscal en GyL Asesores

Gastos deducibles si eres autónomo para este trimestre

Si eres autónomo y desarrollas una actividad económica, seguro que estás en pleno cierre del trimestre y a punto de presentar los impuestos correspondientes. Pero, ¿cuáles son los gastos deducibles de tu actividad?

Siguen existiendo muchas dudas sobre qué gastos son deducibles, cuáles no, en qué porcentaje y qué cantidades. Sobre todo, debido a la gran cantidad de cambios normativos de los últimos tiempos.

Hoy, te vamos a dar las pautas fundamentales, para que puedas identificar fácilmente cuáles son tus gastos deducibles si eres autónomo.

• Lo primero que debes saber es que los gastos serán deducibles, o no, según el tipo de actividad que desarrolles. Por tanto, define de manera correcta y paso a paso cómo se desarrolla tu actividad.

• Segundo, guíate siempre por una premisa: solo serán gastos deducibles los que estén DIRECTAMENTE relacionados con tu actividad económica.

• Y por último, no serán gastos deducibles, los relacionados con tu vida personal. Ojo a esto y mucho cuidado con no mezclar gastos. Quizá te parece obvio, pero muchas veces ocurre que el autónomo tiende a unificar todo. Es fundamental aprender a separar, desde el principio, los gastos relativos a la actividad profesional o empresarial, de los gastos relacionados con la vida particular.

Si tienes en cuenta  desde el principio estos tres factores, seguro que te resultará muy fácil identificar los gastos deducibles de tu actividad.

¿Qué gastos podríamos considerar como gastos deducibles a nivel general para cualquier autónomo?

• El alquiler del local o despacho donde desarrollas tu actividad económica.
• Gastos por la compra de materiales y mercancías.
• Gastos de gestoría.
• Los gastos por la gestión fiscal, laboral, contable o asesoría integral para tu negocio.
• Los gastos invertidos en publicidad.
• La cuota de autónomos.
• El gasto de seguridad social en caso de que tengas empleados.
• Seguros, por ejemplo de responsabilidad civil.
• Gastos por conservación y reparación.
• Y todos aquellos que como hemos dicho, estén directamente relacionados con el desarrollo de tu actividad.

¿Qué gastos podríamos considerar como gastos deducibles especiales, porque contienen alguna particularidad?

Las Dietas

La nueva ley para los autónomos establece como novedad, la deducibilidad de los gastos de manutención. Serán gastos deducibles 26,67€/día en España y 48€/día fuera de España. Para ello tienes que cumplir con los siguientes requisitos:

• El gasto tiene que estar relacionado con el desarrollo de tu actividad como autónomo.
• Debes realizarlo en establecimientos de hostelería y restauración.
• Y tienes que haber realizado el pago obligatoriamente de forma electrónica.

Seguro y asistencia médica
Los gastos por este concepto también son deducibles en el IRPF. Las cantidades son las siguientes:

• Hasta un máximo de 500€ por tu propia cobertura.
• 500€ adicionales por tu cónyuge e hijos menores de 25 años incluidos en el seguro.
• Si algún miembro de la familia tiene discapacidad, la cantidad se amplía hasta 1.500€.

El Vehículo

Este es uno de los aspectos que más dudas genera. Por eso, para saber qué puedes deducirte como autónomo, tienes que analizar estas dos situaciones:

• Si utilizas el vehículo para el transporte de viajeros o de mercancías, desarrollas una actividad comercial, eres mensajero, taxista, autoescuela o eres agente comercial, entonces podrás deducirte todos los gastos relacionados con dicho vehículo.

• En otro caso, para calcular el rendimiento de tu actividad económica en el IRPF, no podrás deducirte ningún gasto relativo al vehículo. Sin embargo, sí podrás deducirte el 50% del IVA de los gastos de gasolina, seguro, aparcamiento, peajes y mantenimiento del vehículo.

Gastos relativos a la vivienda, si en ella desarrollas tu actividad económica

Esta es una de las novedades introducidas en la Ley 6/2017 de reformas urgentes para el trabajador autónomo. Serán gastos deducibles, los gastos de suministros de la vivienda del siguiente modo:

• Deducibilidad del 30% de dichos gastos de suministros, siempre que se trabaje desde casa.

• Entendemos por gastos de suministros, el agua, gas, electricidad, telefonía e Internet.

• Ese porcentaje no se aplica sobre el 100% del gasto. Se aplica sobre el % de vivienda que se utiliza para la actividad. Lo vemos con un ejemplo:

Supongamos que tu vivienda tiene 160 m.
Declaramos en el IAE un 25%, de uso de la vivienda, para desarrollar la actividad.
Supongamos que tienes un recibo de luz de 200€
200 * 25% (superficie destinada a la actividad) = 50€
 0€ * 30% (deducible según normativa) = 15€
% total deducible 15/200 = 7,5%

Por tanto, cuidado con este porcentaje del 30%. Asegúrate de hacer bien los cálculos para obtener el porcentaje definitivo de gastos deducibles.

Ahora que ya tienes más claro cómo identificar si un gasto es deducible o no para ti, deberías pensar, cómo controlar todos tus gastos para no dejarte ninguno por el camino y deducirte todo aquello que te corresponde.

En la actualidad existen muchas alternativas. Desde un software contable, donde poder registrar todas tus facturas de ingresos y gastos, como CAICONTA, hasta un software fiscal que te ayude a controlar la gestión tributaria de tu negocio.

Si por el contrario tu actividad es la de ayudar a los autónomos y te dedicas a asesorarles a nivel contable y fiscal, lo mejor es que inviertas en un buen software de fiscalidad.

Uno de los programas más conocidos y que está constantemente adecuándose a los cambios normativos es, CAIFIS. Este software fiscal, te permite agilizar la gestión y comunicación con tu cliente, tener controladas todas tus facturas y realizar la presentación de tus impuestos.

¡Ah! y si no quieres tener ningún programa de gestión instalado en tu ordenador, también existen programas de fiscalidad en la nube y programas para contabilidad online CAIFIS en la web o CAICONTA en la web, son dos opciones estupendas.

Podrás acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar y de manera rápida y sencilla.

TRES consejitos:

1. Consulta con tu asesor, si aún tienes dudas sobre tus gastos deducibles.
2. Controla tus facturas mediante algún programa fiscal o software contable.
3. Y si eres asesoría, invierte en un programa de gestión empresarial o en un software online para asesorías, que te permita tener controlado tu negocio.
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   Silvia de Lama Toledo
   Asesora fiscal en GyL Asesores